ERP, proje bütçeleri için doğru strateji hangisi?

M.Göker Sarp

Anahtar Teslim ERP Projesi yapmak, gerçekten en iyi yol mudur? Bu soru, en çok cevabı merak edilen soruların başında gelir. Kurumsal yazılım projelerinin fi yatlandırılması, her zaman bir ürün fi yatlandırmaktan daha zor olmuştur. Yazılım projelerindeki danışmanlık hizmetlerini fi yatlandırmak için geleneksel olarak iki farklı strateji kullanılıyor. Bunlar; “sabit fi yat” ve “adam gün” dür.

Hangi koşullarda sabit fi yatlı proje yapmayı tercih edebilirsiniz?

Proje kapsamı açık ve ayrıntılı olarak tanımlanmış ise, proje kapsamında çok esneklik istemiyorsanız, önceden ve net bir proje bütçesi belirlemek istediğinizde. Sabit fi yatlı proje stratejisi, proje maliyetlerini sabitlemek için tercih edilir. Bu strateji ile yürütülen projelerde ERP hizmeti veren fi rmalar projenin mali riskini tamamen üstüne aldığı için proje maliyetlerine bu riski de yansıtmak durumundadır. Proje başladığında süre için yapılam öngörüler yanlış çıkarsa, başlangıçta karar verilen kapsam ve maliyet sabit kalacağı için projede kaliteden ödün verilmesi riski ile karşı karşıya kalabilirsiniz.

ERP hizmet sağlayıcıları belirli bir fi yata projeyi tamamlamayı taahhüt etmişlerdir. Proje riskini en aza indirmek için, taahhüt etmeden önce projedeki riskler hakkında bilinen ve tahmin edilebilir tüm bilgileri almak isteyecek, proje sırasında da kapsamda yaşanacak muhtemel değişiklikler ve eklemeler ile ilgili mücadele edeceklerdir. Proje ilerlediğinde bunların standart kapsama ve proje fi yatına dahil olup olmadığı konusunda tartışmalar kaçınılmazdır. Olmazsa olmaz olan değişiklikler için yeni, ek fi yatlandırma yapılabilir, diğerleri için ise kapsamda değişim yönetimini yapılarak yönetilebilir. Buna ek olarak, projenin başarısı için ERP hizmet sağlayıcılarına yönelik bir “Teşvik Planı” yapılabilir.

PROJENİN BAŞINDA HERŞEYİ BİLMEKİMKANSIZ

ERP projesinin başında proje etkileyecek her şeyi bilmek çok zor ve gerçekçi değildir. ERP adayı fi rma projedeki fi nansal riskleri ortadan kaldırmak için iyi bir strateji gibi görünen bu yönetimi uygulama kararı aldığında aslında yeni risklerle karşı karşıya kalabilir.

Hangi koşullarda adam gün (Time and Material) proje stratejisini tercih edebilirsiniz?

Eğer değişken kurum ve kullanıcı gereksinimlerini karşılamak için proje kapsamında esneklik arıyorsanız. Projeyi detaylı olarak izlemek ve yönetmek istiyorsanız (yani proje boyunca size verilen hizmeti doğrulamak için detaylı proje zaman çizelgelerini izlemek ve onaylamak istiyorsanız).

Bu strateji ile yürütülen projelerde, sabit bütçeli projelerin zıttına olarak ERP adayı olan fi rma, projenin fi nansal riskinin tümünü üzerine alır. Proje öncesinde ERP hizmet sağlayıcısı belirlenen kapsama göre bir süre tahmininde bulunur. Bu tahmin gerçekleşene kadar, tahminin geçekçi olup olmadığı malesef belli olmaz. ERP hizmet sağlayıcısının mali riski hafiflerken artık bu riski ERP adayı firma omuzlamak durumunda kalacaktır.

KAPSAM KONTROLLü, SABİT BüTçELİ PROJELER

Projeyi iyi anlamak için projenin başlangıcında ERP adayı ile iyi çalışmak gerekir. Projenin durumunu görüşmek üzere haftalık toplantılar düzenleyerek yakın bir çalışma ortamı oluşturabilir, projenin finansal sağlığını gözlemleyebilirsiniz. Proje ilerledikçe, tamamlanan kısımları takip etmek ve doğru yönde hareket edildiğinden emin olmak için birçok fırsat vardır; ek kullanıcı testleri, erken tekrarlamalar veya ekip ile birlikte müzakere etmek bunlardan bazılarıdır. Aktif izleme ve bütçe yönetimi yaparak sabit bir kapsam ile sınırlı olmamak, nihai sonucu daha iyi, kullanıcılarının ihtiyaçlarını karşılayan, daha iyi bir proje olmasını sağlayabilir.

Bu fiyatlandırma stratejisi ERP hizmet sağlayıcısı ile ERP adayı arasında daha iyi işbirliği oluşmasını sağlar: Finansal riskin iyi yönetilmesi, birlikte çalışarak ilerlemek, kapsamı yönetmek çok daha iyi bir çalışma ilişkisi ve sonuçta daha iyi bir proje ortaya konulmasına yardımcı olur. Yukarıda bahsedilen sözleşme çeşitleri, proje stratejilerininher biri için geçerli argümanlar vardır. Ne olursa olsun, hangi biri proje başarısını temin edecek olan iyi bir iletişim, doğru proje yönetimi ve proje maliyetinin uygun bir yöntemle izlenmesidir.

BİR ERP PROJESİ İçİN TEK BİR “EN İYİ YOL” VAR MI?

Geniş kapsamlı bir ERP projesini başlatılırken, mümkün olduğunca riskleri azaltılmalıdır: Süre, hatalar, kullanıcıların eğitimi ve sistemi benimsemesi, ve tabii ki proje maliyetindeki sapmalar… ERP projelerinin maliyeti, işletme ile hedeflerinin ölçek ve kapsamına bağlı olarak artabilir. Firma üst düzey yöneticileri bu projelerdeki maliyet ve zaman aşım riskini azaltmanın peşindedir. Sabit ücretli projelerin ya da ‘limitli proje maliyeti yönetimi‘ yapısı ERP adayları tarafından en iyi yöntem olarak görülmesi eğilimindedir. ERP hizmet sağlayıcısı projenin canlı kullanıma geçişi için planlanandan daha fazla zamana gerek duyarsasa bundan sonraki proje maliyetlerini kendi başına absorbe edecek anlamına gelir. Proje sırasında tüm tarafların hedefi zamanı en az kullanan, mümkün olduğunca etkin ve verimli ERP yazılım çözümünü uygulamaktır her zaman. Adam gün maliyetlendirme yöntemi ile yürütülen projelerin avantajı, kullanılan kadar ödeme yapılmasıdır dezavantajı ise daha hızlı ilerlenmesi için ERP hizmet sağlayıcısına yönelik teşvik edici bir unsur içermemesidir.

PLANLAMA, BAŞARI İçİN TEK YOLDUR

Proje hedeflerini paylaşmak, değişiklikleri ve gereksinimleri tahmin etmek için ERP danışmanı planlama ve çözüm haritası oluştırma süreçlerine dahil edilmelidir. Süreçlerinize özel, özenli ve ayrıntılı olarak çözüm haritası oluşturulması çok önemlidir. ERP projesi öncesi detaylı planlama yapılması proje maliyetlerini aşağıda tutmak için tek ve en etkili yoldur. Proje için çözüm sağlayıcınızla yapacağınız erken işbirliği ve iletişim, başarınızın anahtarı olacaktır.