Acil toplantı var…!

Şaban Çağıran

Yurt dışındaki bazı büyük şirketlerde toplantıların etkinliğini ölçen Toplantı Polisi uygulaması var. Neden? çünkü toplantı yapmak, önemli bir maliyet. İşletmelerde toplantı yapılması elbette bir gereklilik. Ancak bunun minimum maliyetle, maksimum yararı sağlayacak şekilde koordine edilmesi çok önemli.

Yöneticiler sürekli toplantı yapmaktan kendi işini yapamaz hale geldiğini ifade ederken, onlara ulaşmak isteyen kişiler ise yetkili yöneticilere toplantıda oldukları için ulaşamadıklarından dert yanar. Yani toplantıya katılan-katılmayan herkes mutsuz.

Peki yöneticiler neden yoğun toplantı yaparlar. Toplantı yapmak ne derece gerekli? Yararlı mı yoksa zararları da var mı? Bu soruların yanıtı daima tartışılır. Ama yanıt toplantıların ne sıklıkta yapıldığına ve ne ölçüde verimli olmasına bağlı olarak değişir. Yapılan araştırmalar yöneticilerin zamanlarının ortalama yüzde 50 – 75’ inin (ayda 100-120 saat) toplantılarda geçtiğini gösteriyor. Gerçekten inanılmaz yüksek bir oran.

Toplantı süresi arttıkça maliyet yükseliyor
O halde, özelikle fiili katılımlı toplantıların gerek zaman ve parasal bakımdan yüksek bir maliyet ihtiva ettiği açıktır. Maliyet hesabını yapmak kolay olmamakla birlikte, genelde çalışanların ücreti ve işinin başında kalmasının sağlayacağı katma değer ile yapmak gerekiyor. Yani görünen (ücret ve zaman) ve görünmeyen maliyetleri (fırsat maliyeti) çok yüksek olmalı. Hele katılımcı sayısı arttıkça ve toplantı süresi uzadıkça maliyet daha da artıyor; bu, çok açık.

İşin matematiği: Karar ve sonuç odaklı toplantı
Açıklamalardan anlaşılan, toplantı yapmakla elde edilen yararın, toplantı yapmamakla elde edilecek yarardan büyük olması gerekir. Ya da yapılan toplantı, bundan sonraki iş verimliliğini önemli ölçüde artırır nitelikte, bir işi sonuçlandırma/karara bağlama amaçlı olmalı. İşin matematiksel açıklaması budur.

Toplantı Polisi bile var
Eğitim amaçlı toplantıları düşünün. Kurumsal bazı şirketlerde eğitimin etkinliği izlenir, ölçülür. Yani, eğitime katıldıktan sonraki iş verimi, öncekine göre ne ölçüde arttı. O halde toplantıların etkinliği de ölçülebilir mi? Bunu da düşünmekte yarar var. Belki inanamayacaksınız ama yurt dışındaki bazı büyük şirketlerde toplantıların etkinliğini ölçen Toplantı Polisi uygulaması bile var. Neden? çünkü toplantı yapmak, yararının yanında önemli bir maliyet. O halde bunun hesabını yapmak çokta ters bir durum değil.

Bazı şirketler bunun farkına varmış olmalı ki toplantı yapmak yerine başka çeşitli yöntemlerden yararlanıyor. Bunlar;
• Toplantı sayısını minimum seviyede tutmak,
• Katılımcı sayısını minimum seviyede tutmak,
• Süreyi sınırlı tutmak,
• Video-Tele konferans sistemlerini kullanmak,
• Telefon görüşmelerini tercih etmek,
• Toplantı yerine mail yoluyla yazışmalar yapmak ve kararları buna göre almak.
• Toplantıda bilgilendirme yerine, bilgilerin raporlama yoluyla paylaşılması,
• Toplantıyı olabildiğince katılımcıların yoğun olduğu yerde/binada yapmak, yollarda geçecek süreyi olabildiğince azaltmak,
• Ya da toplantı saatlerini olabildiğince mesai dışında tutmak,
Şeklinde özetlenbilir.

Bu yöntemleri kullanmanın amacı, zaman ve maliyet avantajı elde etmekt Her bir yöntemin ayrı ayrı yararı var elbette. Ama en uygun yöntemin hangisi olduğu şirketin kendi koşulları içinde değerlendirilmeli.

Ne zaman ve nasıl yapılırsa yapılsın toplantıların verimli olması çok ama çok önemli. Bunun için;
• Toplantının konusu/amacı ve katılımcılarının makul bir süre önceden belli olması,
• Sadece gerekli olan katılımcıların davet edilmesi,
• Toplantının süresinin belli ve sınırlı olması,
• Toplantının zamanında yapılması,(katılmayan bir kişi yüzünden zaman kaybedilmemesi)
• Toplantı için ön hazırlık yapılması, (Toplantı süresini yarıya düşürür)
• Toplantılarda herkesin fikrini ortaya koyabileceği bir ortam yaratılması,(sinerji)
• Slayt/Sunum yöntemi kullanılacaksa, konusuna göre değişmekle beraber, ortalama 10-15 sayfayı geçmemesi,
• Toplantı başkanının konunun dağılmasının ve de sohbete dönüşmesinin önüne geçmesi,
• Sonuç odaklı olunması,
• Toplantı yapılacak yerin fiziksel ortamının uygun, gürültüden uzak – rahat bir ortam olmasına özen gösterilmesi,
• Cep telefonları mutlaka kapalı tutulması,
• Kişisel bilgisayarların açık tutulmaması,
• Toplantı veriminin düşmemesi ve dikkatlerin dağılmaması için 40-50 dakikayı aşması halinde 5-10 dakika ara verilmesi,
• Kimlerin ne yapması gerektiği ve alınan kararların tutanağa bağlanması,
• Toplantı tutanağının en geç bir gün içinde katılımcı ve ilgililerine dağıtılmasının sağlanması,
çok önemli.

özetle, yukarıda anlatılan şekilde etkin toplantı yönetimi teknikleri kullanılarak, toplantıya ayrılan sürenin önemli oranlarda düşürülmesi ve/veya toplantı verimliliğinin artırılması mümkün.

Toplantı aynı zamanda önemli bir iletişim aracı. İletişim de yönetimin önemli fonksiyonlarından biri. Dolayısıyla toplantı yapmaktan vazgeçmek yerine, etkili ve verimli toplantı yapacak bir sistem kurulmalı.

Maksimum yarar sağlamalı
Sonuç olarak, işletmelerde toplantı yapılması elbette bir gereklilik. Ancak bunun minimum maliyetle, maksimum yararı sağlayacak şekilde koordine edilmesi çok önemli. Aksi halde yarardan çok zarar getirir ve bu zarardan yani gizli maliyetten kimsenin haber olmaz.
Hadi bakalım. Şimdi bir toplantı yapalım ve toplantının verimliliğini artıracak teknikleri tartışalım. Acil.