Sonuç denetiminden süreç denetimine…

Şaban Çağıran

Gelişen ve büyüyen işletme sahipleri, tüm süreçlerin kontrollü şartlar altında yapıldığından emin olmak isterler. örneğin; işletmede,

• İş süreç ve sonuçları tasarlandığı gibi yapılıyor mu?
• Kayıp ve kaçaklar söz konusu mu?
• çalışanların verimliliği yeterli mi?
• Müşteri memnuniyeti ne düzeyde?
• ürün ve hizmette aksamalar var mı?

Klasik anlayışa göre denetim; daha çok sonuçlar üzerinde yoğunlaşmakta, yani iş bittikten, ya da zarar ortaya çıktıktan sonra durum tespiti yapma ve bunu raporlama şeklinde gerçekleşiyor. Ancak bu anlayışın maliyetinin çok yüksek olduğu, hata ortaya çıktıktan sonra o hatayı önlemenin zor olduğu, işletmeye büyük zararlar verdiği anlaşıldı. Bu konuda ülkemizde belirli sektörlerde geçmişte yaşanan pek çok olumsuz deneyim var. Geçmişte bankacılık sektöründe batan kredilerden sonra yaşanan çaresizliği ve de tüm topluma mal olan bedelleri hepimiz biliyoruz. Bu kadar büyük olmasa da, pek çok işletmede benzeri hatalar yaşanmakta, ya da denetimsizlik sonucu ortaya çıkan kim bilir ne büyük bedeller ödenmekte. Bütün bunların tek nedeni elbette denetimin biçimi olmayabilir. Ancak böylesi olumsuz sonuçların elde edilmesinde süreç denetimi yerine, sonuç denetimlerinin (tam anlamıyla atı alanın üsküdar’ı geçmiş olma durumu) büyük payının olduğu açık.

Olması gereken denetim biçimi iş sonucunun değil, iş sürecinin denetlenmesi şeklinde olmalı. Son dönemlerde iç kontrol sistemleri ve kalite yönetim modellerinin standartlarının da katkısı ile süreç denetimleri ön plana çıkmaya başladı. Bunun yanında, bilgi işlem teknolojisinin kullanılması da süreç kontrol mantığını ön plan çıkardı. Yani sistem kişinin hata yapmasına izin vermiyor. Bu noktaya gelinmesi denetimin etkinliği yanında, işletmelerde verimliliğin artmasına da neden oluyor.

Bu kapsamda denetimin etkinliğinin ölçülmesi de gerekli. Bunun için denetim sonuçlarının takibi ve kritik konusu hususlarla ilgili olarak alınacak önlemler işletmeye büyük yarar sağlar. Bunun için denetimin hemen akabinde, sonuçların yine raporlama ve yerinde kontroller yoluyla izlenmesi gerekiyor. Bu durum özellikle büyük işletmeler, bankalar, sigorta şirketleri, kamu kurumlarında çok daha fazla önem arz ediyor.

Denetimin bir diğer özelliği/yararı, yol gösterici olmasıdır. Müfettiş, ya da Denetçi gerek denetim esnasındaki şifahi görüşmelerinde ve gerekse raporlar yoluyla, çalışana/işletmeye karşı öğretici olmalı. Denetçi, bu yolla işletmeye büyük katkı sağlayabilir. çünkü eğitim, verimliliğin artırılmasında daima öncü rol oynar.

Denetçinin bağımsız olmasına da dikkat edilmeli. Bunun için en başta denetim biriminin/denetçinin bağlı olduğu merci/kişi icradan sorumlu olmamalı. Bu konuda karar, banka ve sigorta şirketleri gibi devlet denetimine bağlı işletmelerde mevzuat gereği alınıyor, ya da özel işletmelerde patron ya da Genel Kurul tarafından veriliyor. Bu konuda pek çok sektörde önemli gelişmeler kaydedilmiş olmakla birlikte, hala bir çok işletmede denetçinin özgürlüğünden söz edilemiyor. Bu durum kaygı verici.

Denetim raporlarının yoğunlaştığı konular, yoğunlaştığı yerler (şube, bölge) de dikkatle izlenmeli ve yoğunlaşma yaşanan yerlerde benzeri olumsuzlukların yaşanmaması için gerekli önleyici tedbirler alınmalı.

çağdaş denetim anlayışına göre yukarıda belirtilen her bir konuda gösterilecek dikkatin yanında, işletmeye ilişkin aşağıdaki risklerin de dikkatle incelenip raporlanması önem arz ediyor.

• Mal ve hizmetin üretim süreci,
• Sürecin maliyeti,
• Verimlilik,
• Fiyatlama,
• Kur Riski / Faz Riski,
• Alacak / Borç yönetimi,
• Personel niteliği,
• Makro ekonomi ve konjonktürel riskler.

Sözünü ettiğimiz denetim yaklaşımı, pek çok yeni metotların ortaya çıkmasını sağlıyor ve her geçen gün denetimin yararlılığını arttırıyor. Yeni duruma ayak uyduran işletmeler elbette bunun semeresini alacaklar, diğerleri ise bedel ödemeye devam edecekler. İşletmeler ne ekerse, onu biçecek…

Şaban çağıran
Denizbank A.Ş.
Genel Müdürlük / Grup Müdürü