Bürokrasi güç mü, yoksa zafiyet midir?

Şaban Çağıran

Bürokrasi, zaman ve emek maliyetinin yanında mutsuz müşteri demektir. Bunlardan ilk ikisinin maliyetini hesaplamak mümkün, ama üçüncüyü ölçmek güç, hatta imkansızdır. Zira, müşteri mutsuzluğu, sadece kaybedilen müşteri sayısı ile sınırlı değildir.

Bürokrasi denilince haklı olarak çoğumuzun aklına hemen devlet daireleri gelir. Çünkü devlet dairelerinde gerçekten inanılmaz denilecek kadar bürokratik uygulamalara rastlarız. Ülkemizde yaşayan hemen hemen herkesin başına olmadık bürokratik engeller çıkmış, bu engeller eminim ki hem mutsuzluk yaratmış ve hem de zaman-emek maliyeti yaratmıştır. Örneğin; vergi dairesine verginizi yatırmaya gidersiniz, müracaatı bir yerde, tahakkuku başka yerde, ödemeyi başka bir yerde yapar, her bir süreç için ayrı ayrı kuyruğa girer dakikalarca beklemek zorunda kalırsınız.

Aynı duruma özel sektörde de rastlamak mümkün. Örneğin, bir sigorta poliçesi satın alacaksanız, asla okuyamadığınız, okusanız da anlayamayacağınız, sayfalar dolusu dokümanı imzalamak zorunda kalırsınız. Bir bankada hesap açtıracak olsanız da aynı durum geçerlidir.  Hele kredi kullanacaksanız vay halinize. Şimdi diyeceksiniz ki e ne yapalım, bütün bunlar mevzuat gereği..!  İşte o mevzuatı koyanların da bürokrasi gözlüğü taktığını unutmamak gerekir.

                           ESNEKLİĞİ SAĞLAYAMAYAN ŞİRKETLER, REKABET EDEMEZ

Şirketler/örgütler büyüdükçe bürokrasinin zorunlu olarak arttığını düşünenler oldukça yaygındır. Aslında, böyle görünmekle birlikte, gerçek bu değildir. Zira, aşırı büyüdüğü halde, esnek strateji ve üretim yapısı ile minimum bürokrasi yaratabilen pek çok şirket de vardır. Gerekli esnekliği sağlayamayan şirketlerin uzun vadede rakipleriyle başa çıkmaları pek mümkün gözükmüyor. Capital Dergisi’nin araştırmasına göre, Donald Sull, dirençli ve esnek bir yapıda olmanın, rakipleri yıpratma savaşında en etkili yol olduğunu savunuyor.

                                            BÜROKRASİ, MÜŞTERİLERİ MUTSUZ EDER

Bürokrasi, zaman ve emek maliyetinin yanında mutsuz müşteri demektir. Bunlardan ilk ikisinin maliyetini hesaplamak mümkün, ama üçüncüyü ölçmek güç, hatta imkansızdır. Zira, müşteri mutsuzluğu, sadece kaybedilen müşteri sayısı ile sınırlı değildir. Bürokrasinin ölçülemeyen, belki de daha yüksek maliyetli yanları da bulunuyor. Joseph Sobran’ın belirttiği gibi, bürokrasinin şirkete olan maliyeti asla ölçülemeyecek, bürokrasi tarafından ne kadar fikrin yok edildiği hiçbir zaman öğrenilemeyecektir.

Bürokrasi bir başka yanıyla, güç gösterisidir ve “Ben isterim, sen de yapmak zorundasın” mantığına dayanır. Özellikle vizyonu dar yönetici/patronların, etkilerini tartmadan-ölçmeden koyduğu katı ve gereksiz kurallara dayanır. Uymak zorunda kalan çalışan ve müşterilere karşı gücü temsil eder.

Bu yaklaşım, sanıldığından çok daha yaygın olup, çalışanlar üzerindeki psikolojik baskı ve buna dayalı verimsizlik üretir.

Teknolojik gelişim ve iş yapma biçimlerinin farklılaşmasının, bürokrasi ve buna dayalı olumsuzlukları geçmişe nazaran oldukça azalttığı ifade edilebilir. Ama yine de kafalardaki bürokrasi baskın olarak durduğu için problem devam ediyor. Kat edilecek daha çok mesafenin olduğu, eleştirel gözle kendi uygulamalarımıza bile bakıldığında kolaylıkla görülebilecektir.

                                               BÜROKRASİ ZENGİNLİK YARATIR MI?

Marks, bürokrasinin toplumlar için bir maliyet olduğunu ve zenginlik yaratmadığını belirtiyor. Bürokrasinin gelir kaynağının ise artı değere dayandığını iddia ediyor. Kanımca, bürokrasinin kaynağı olan gelirleri, bürokrasi yerine işletme amacı doğrultusunda doğru kullanmak, büyük önem taşıyor. Zira bürokrasi, kıt kaynakların israfı anlamına gelmektedir.

Bürokrasi bir başka yönüyle, güç gösterisidir ve “Ben isterim, sen de yapmak zorundasın” mantığına dayanır. Özellikle vizyonu dar yönetici/patronların, etkilerini tartmadan-ölçmeden koyduğu katı ve gereksiz kurallara dayanır.

Weber açısından bürokrasiye bakacak olursak, temelde şirketlerin bürokratik olması üç temel nedene dayanoydr. (1)

1. Şirketler büyüdükçe çok sayıda çalışanın yönetiminin zorlaşması,
2. Yöneticilerin bürokratik eğilimi, (Vizyonu dar olan yöneticiler)
3. Yöneticilerin ve/veya şirketlerin risk almaktan kaçınması,

DESPOTİZMİN MODERN ŞEKLİ

Bu kapsamda, Weber’in ideal tip bürokrasisi, dakiklik, devamlılık, disiplin, güvenlik, hız, kesinlik, dayanışma, anlaşmazlıkların giderilmesi anlayışına dayanıyor.(2)

Şirketlerde bürokrasiyi uygulamanın eğitim düzeyi ile de ilişkisi vardır. Çalışanların eğitim düzeyinin fazla olmadığı, zihinsel süreçlere çok fazla yer verilmeyen, mekanik işlerin yapıldığı bir şirkette bürokrasiyi uygulamak kolay iken, çalışanların eğitim düzeyinin yüksek olduğu, zihinsel süreçler ile yaratıcılığının kullanıldığı şirketler için uygun değildir. (3)

Balzac’a göre bürokrasi, pigmeler (küçük adamlar) tarafından çıkarılan devasa bir mekanizmadır. Mary McCarty ise despotizmin modern şekli, herkesin hiç kimse tarafından yönetimi olarak tanımlıyor.

                                                          BÜROKRASİ NASIL AZALTILIR?

Bürokrasiyi azaltmanın önemli yollarından biri olan etkin süreç yönetimine örnek olarak, yalın yönetim anlayışına paralel bir organizasyon şeması ve buna uygun görev tanımları, yatay organizasyon yapısı, minimum unvan sayısı, asgari sayıda toplantı-katılımcı-süre, basit rapor-az sayıda kağıt kullanımı (en fazla 1-2 sayfa), yazışmalarda mail kullanımı tercihi, aynı işin farklı bölümlerce tekrarına yer verilmemesi, müşterilerden aynı bilgi-belgelerin bir kez alınması, daha fazla teknolojiye yer verilmesi, süreç adım sayılarının kısaltılması, olabildiğince yetki devri, iç-dış müşterinin sesine kulak verilmesi olarak sayılabilir.

                                İŞE KENDİ BAKIŞ AÇIMIZDAN BAŞLAYALIM

Kanımca, bürokrasinin yoğun olduğu bir işletmede genellikle aşağıdaki durumlarla karşılaşılır.

• Merkeziyetçi bir yapı vardır,
• Çalışanlar sorumluluk almaktan kaçınırlar,
• Kimse görev tanımının dışına çıkmaz, çıkmak istemez,
• Çözüm odaklılık yerine, şikayetçi olma eğilimi yüksektir,
• Uzmanlaşma azdır,
• Nitelik düşüktür,
• İş süreleri uzundur,
• Müşteriler mutsuz, bağlılık düzeyleri düşüktür,
• Gerek çalışanlarda ve gerekse müşterilerde yılgınlık, bıkkınlık vardır,
• Maliyet yüksektir

Eugene McCarthy’e göre, bizi bürokrasiye karşı koruyan tek şey bürokrasinin yeterince becerikli olmamasıdır. Öyleyse, hep birlikte beceriksizi, becerimizle yenelim ve işe kendi bakış açımızdan başlayalım.

Şadi Evren Şeker (2) Orhan Gökçe-Ali Şahin (3)Asiye Toker Gökçe

Şaban Çağıran

cagiran@turcomoney.com