ERP kullanacak zamanımız YOK!

M.Göker Sarp

Verimli çalışmayı sağlamanın en temel yolu, birbirini destekleyecek güçlü bir ekip kurmaktan geçer. Ekip ruhu çalışanların verimini de güçlendirir. İşletme içerisinde uyumu yakalayamayan bir şirket, çalışanının verimini de arttıramaz.

Firmalarda işler nasıl yürüyor? Neden herkes bu kadar yoğun olduğunu söylüyor? Firmalardaki bu yoğunluğun nedeni, çalışanların gerçekten çok işleri olması mıdır? Yoksa firmalarda kurulu bir düzen ve sistem olmamasından mı kaynaklanıyor bu yoğunluk?

Çoğu firmanın ERP satın alırken bile seçim için ayıracak vakti olmuyor, departman yöneticileri bir araya gelemiyor, bir araya gelseler bile görüşmeler sık sık kesiliyor,  neredeyse nefes alacak vakit bile olmadığı söyleniyor. Bu görüşmeler de firmayı tanımak için masada bulunan danışmanlık ekibinin sorduğu sorular ve toplantıya gidip gelirken firma yöneticilerinin verdiği cevaplarla sonuçlanıyor. ERP satın almaya bile vakti olmayan bu firmalar, ERP’yi nasıl kuracaklar ve kullanacaklar?

EKİP, GÜÇLÜ BİR KELİMEDİR

Verimli çalışmayı sağlamanın en temel yolu, birbirini destekleyecek güçlü bir ekip kurmaktan geçer. Ekip ruhu çalışanların verimini de güçlendirir. İşletme içerisinde uyumu yakalayamayan bir şirket, çalışanının verimini de arttıramaz. Ekip ruhunu yakaladıktan sonra çalışanlara da sağlanan olanaklar ile verim de yükselecektir.

ANAHTAR TEKNOLOJİDE…

Günümüzde çalışanlarınıza sağladığınız gündemdeki teknolojileri içermeyen iş yapma modelleri ile şirketinizde yüksek verim sağlayamazsınız. Bu yol ne yazık ki sizi hiçbir yere götürmez. Çalışanlarınız ne kadar motive olurlarsa olsunlar, kullandıkları donanım ve yazılımlardan yeterli faydayı sağlayamadığı sürece veriminiz artmayacaktır.  Bu yüzden işletmedeki elemanlardan önce, yönetim araçlarınızı güncellemek, şirketiniz yönetimini temel ERP kurgusu üzerinde gerçekleştirmek verim açısından daha pratik olacaktır.

Şu firmada şu ERP varmış diye sürekli kulağınıza geliyordur.

İşlerinizi takip etmek zorlaştığında,

çalışanlarızın 5 dakika bile vakti kalmadığında,

yakın zamanda gerçekleştirdiğiniz projelerde çeşitli sıkıntılar ve kayıplar yaşandığında ve bu tür aksaklıkların ve kayıpların tekrarlandığında

“ERP alma vaktiniz geldi” demek değildir ne yazıkki.

ERP ALMANIN VAKTİ

ERP almanızın tam vakti, işler sıkışmadan, kayıplar yaşanmadan, takibiniz zorlaşmadan öncedeki zamandır. Artık stok kodlarınıza karar verecek, onları sisteme girecek, iş yapış şekillerinizi gözden geçirecek onların ERP’ye nasıl aktarılması gerektiğine karar verecek, kurulan sistemi kullanmadan önce test edecek kişilerin ayırdığı vakit size kayıp olarak gelecektir.

Artık vaktiniz olmadığı için, size ERP hizmeti sunmak isteyen firmalara, isteklerinizin standart olduğu, ihtiyaç analizi yapılmasına gerek olmadığı, proje kapsamının belirlenmesine ihtiyaç olmadığına dair ve hatta onların ERP’yi kurup, işletmesi ve size rapor sunması üzeine taleplerle gitmemenizi öneririm.

Vaktiniz olmadığı için muhtemelen, firmanızın süreçlerini gözden geçirilmesi ERP firmaları ile görüşülmesi görevlerini ve hatta proje yönetimini sadece bilgi işlem bölümünüze, sadece muhasebe veya sadece üretim bölümünüze vermeyi yada firmanızda ekibinize yeni katılmasını planladığınız kişi veya kişileri bu konuda görevlendirmeyi düşünebilirsiniz.

ERP’YE BÖYLE GEÇİN!

Bu şekilde yapacaksanız, ERP projesi yapmayın, ERP’ye geçmeyin.

Çünkü, ERP, firmaların sadece bir bölümünün değil işletmenin tüm süreçlerini kapsayacak şekilde düşünülen entegre bir yönetim sistemidir; firmada tamamına yakın geniş bir kitleye hitap eder, firmadaki işleyen süreçleri standartlaştıran veya üzerinde tanımlı süreçleri firmada oturtmaya çalışan bir sistemdir ve kollektif olarak kullanılır. Doğru tanımlanmış, gerçekçi ihtiyaçlar, ERP projesindeki hedeflerinizi oluşturacaktır.

ERP kullanmaya karar veren bir firmada üst yönetim tarafından desteklenen organize bir ortam sağlanmalı ve bir proje ekibi oluşturulmalıdır. Proje ekibinin, firmanın çeşitli departmanlarından katılımcılarla oluşturulması tavsiye ediler.

Anahtar kullanıcılar, hem ERP seçiminde karar verme düzeyinde katılımcıdırlar hem de ERP implementasyonu sırasında etkileri ve görevleri çok fazladır. Bir anahtar kullanıcıyı seçerken, firmanızda zengin iş deneyimine sahip, ERP felsefesine hakim, ekip çalışmasına, bilgi paylaşmaya yatkın olmasına dikkat edilmelidir: Bu kişilerin aktif öğrenme ve etkin koordinasyon yetenekleri ön plandadır. Bu ekibin proje boyunca kararlı ve istikrarlı, güven veren bir kimlikte ilerlemesi şarttır. Projenin ilerleyen safhalarında gerek duyulacak olan güçlü sorumluluk duygusı ile öğrenme kabiliyeti ve amator bir ruha sahip olmaları projeye katkı da verecektir.