ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemine geçmenizin zamanı geldi mi?

M.Göker Sarp

ERP, bilgilerin tekrar tekrar yeniden girilmesini gerektirmeyen, doğru ve gerçek zamanlı bilgi veren, personelizin daha verimli çalışmasını sağlayan ve tüm iş süreçlerinizin entegre olarak tek bir kaynaktan yönetilmesini sağlayan bir sistemdir.

Kurduğunuz veya yönettiğiniz işiniz genişledikçe, operasyonlarınızın karmaşıklığı da onunla birlikte artar. Belirli bir süre sonra belki de artık deponuzda ne kadar stoğunuz olduğu yönünde doğru bir tahminde bulunamayabilirsiniz ya da hem müşteri memnuniyetini hem de işinizi sürdürmek gittikçe zorlaşır.

Eğer şirketinizde her biri, bir birinden bağımsız çeşitli sistemleri çalıştırıyor, herkes bilgilerini Excel de ayrı ayrı tablolarda tutuyor, muhasebe için ayrı, müşteri siparişleri için ayrı, iş emirleri için ayrı bir sistem kullanıyorsanız, bunlar, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemini düşünmenizin zamanının yaklaştığını gösterir.

ERP, bilgilerin tekrar tekrar yeniden girilmesini gerektirmeyen, doğru ve gerçek zamanlı bilgi veren, personelizin daha verimli çalışmasını sağlayan ve tüm iş süreçlerinizin entegre olarak tek bir kaynaktan yönetilmesini sağlayan bir sistemdir.

ERP, elle yapılan bir çok işlemi azalttığı gibi çok fazla zaman harcanan farklı sistemlere girişi de ortadan kaldırır, verimli olmak bir kenara, kullanıcı hatalarını da engeller.

Bir ERP çözümü, her küçük işletme için doğru olmasa da, ​​belirli bir büyüklüğe ulaştığınızda her girişimci için düşünülmesi gereken bir şey haline geliyor.

Bu büyüklüğe eriştiğinizde de ERP kullanmıyor olursanız: Müşterilerinizi olması gerektiği kadar mutlu edemezsiniz. Stok yönetimi bu tür şirketlerin karşılaştığı büyük zorluklardan sadece biridir. Satış, stok ve müşteri bilgileri ayrı ayrı tutulduğunda, aksiliklere ve dolayısyla mutsuz müşterilere yol açar.

örneğin, belirli bir ürün tükendi ve satış temsilcilerinizin bu konuda bilgisi yok ise veya satış temsilcileri mevcut sipariş hakkında müşterilere cevap vermek için üretimi arıyorsa ERP düşünme zamanınız çoktan gelmiştir.

İşinizle ilgili kritik verilerinizin farklı lokasyonlarda bulunması nedeniyle güvenliğini sağlayamayabilirsiniz ve bir güvenlik ihlali olursa da bilemiyor olabilirsiniz. Verileriniz güvence altında mı? Kimler, hangi bilgilere erişebilir? Eğer bu basit sorulara cevap veremiyorsanız, artık bir ERP çözümü sizin için kesinlikle gereklidir.

Sipariş sisteminiz, müşteri adına veya sipariş numarasına göre siparişlerinizi izler. Eğer müşteriniz sipariş sisteminizde yineleniyor veya siparişiniz ile aynı sistemde değilse satıcınız da bu bilgilere erişmek veya müşteri bilgilerini girmek için iki sistem kullanmak zorunda kalıyorsa ve her sistemden çektiği bilgiler eşleşmiyorsa, artık bir ERP çözümü sizin için kesinlikle gereklidir.

Eğer ERP çözümü yerine, şirketinizde her departmanın farklı farklı kullandığı sistemlerle devam etmeyi tercih ederseniz….

Şirketinizin genelindeki farklı farklı sistemleri yönetmek en parlak Bilgi Teknolojileri departmanı için bile sorun olabilir: özelleştirmeler, mevcut yazılımların bakımı, yazılım versiyonlarının yükseltilmesi (upgrade) ve bu sistemleri ile entegre çalışan sistemlerin yönetilmesi sizin için inanılmaz masraflı olacak ve veri hataları olasılığı da artacaktır. Bu şekildeki bir Bilgi Teknolojileri altyapısı karmaşıklaşan işinizi daha da karmaşık hale getirir.

Günümüzde yaşanan rekabet koşullarında iş ihtiyaçlarınız değiştikçe de Bilgi Teknolojileri departmanının bu değişim karşısında hızla aksiyon alması ve kesintisiz hizmetlerini sürdürmesi beklenir. Bu değişime ayak uyduramazlarsa şirketiniz organizasyonel esneklik ve sektörel rekabetten ödün vermek zorunda kalacaktır.