ERP projeleri neden beklenenden daha uzun sürüyor?

M.Göker Sarp

Eğer uzak coğrafi konumlara dağılmış bir organizasyonsanız, belirli bir bölgeyle sınırlı benzer büyüklükte bir organizasyon ile karşılaştırıldığınızda ERP’ye geçişiniz çok daha fazla zaman alabilir.

Bir ERP projesi, yazılım projesinden çok daha fazlasıdır. ERP projesinin ne kadar süreceğini tahmin etmek kolay olmasına karşın, zor olan doğrudan yazılımla ilgili olmayan ve projeyi etkileyen konuları tahmin etmektir. Temel sorun, ERP’nin tüm nimetlerinden faydalanmak üzere en az risk ile planlanan projelerin tamamlanma süreleri için gerçekçi olmayan bekletiler içinde olmamızdır.

Bu projelerin süresini yanlış tahmin etmek ve yanlış planlamak büyük maliyetli sonuçlara neden olabilir. Kurumların bu aşamada planlama yapmak ve projenin etkilerini ölçmek için sorduğu en temel soru “Bir ERP projesi ne kadar sürer?”dir.

Tahmin edebileceğiniz gibi, bu sorunun cevabı sabit değildir. Bir dizi değişkene ve faktöre bağlıdır. Tabii ki, her ERP projesinin kullanıcı adayı kurumu rakiplerinden veya sektördeki diğer firmalardan benzersiz hale getirmek için de katkı sağlaması da gerekir, ancak günün sonunda firmalar için “temel süreçler ve işlemler” aynıdır. Bu projelerde gündeme gelen bir ikilemdir.

“VANİLYA KURULUM” YAPILMALI

ERP proje sürecinin uzunluğu, proje yönetiminin temel taşları ile kontrol altına alınabilir; bunlar, iyi dokümantasyon, sistemin sahibinin (sponsor) otoriter yönetimi, deneyimli proje ekibi ve yetkin danışmanlardır. Sistem sahibi tarafından belirlenen net kurallar içinde hareket etmek buna büyük ölçüde yardımcı olur. Ya da daha basitçe “Vanilya” kurulum yapmak, yani önemli özelleştirmelere başlamadan ERP’nin mevcut standart fonksiyonları ile kullanım alışkanlığı edinmek proje sürecinin başarısı ve kullanımın kurum içinde yaygınlaştırılması için faydalı olabilir.

Proje planında yer alan kısa süreli aktivitelere de diğer aktiviteler kadar önem vermemiz proje süresini tam olarak kontrol edebilmemize yardımcı olur. örnek olarak başlangıç verilerinin düzenlenmesini verebiliriz. Sistemin sağlıklı çalışmasında başlangıç verileri önemli yer tutar. Kuracağınız yeni sistem için verilerin yeniden biçimlendirilmesi gerekir.

VERİ GöçüNü İYİ PLANLAMAK GEREKİR

Verilerin bulundukları ortamdan yeni sisteme doğru yapacakları elektronik göçleri çok uzun sürmeyecektir. Ama bu yolculuğun gereğinden fazla maceralı olmaması için önceden iyi planlanması, buna göre ön hazırlıkların kontrollü yapılması gerekir.

Mevcut sistemde verilerin ayıklanması ve yeni sisteme verileri kolay yüklemek için veri aktarma şablonları gereklidir. Bu noktada önemli olan verilerin yeni sistemin zenginliklerinin içinde anlamlı ve doğru olarak yerleşmesidir. Bu evre de proje süresini uzatan ve hatalarında zor ayırt edildiği evrelerden biridir. Proje süreci ve süreyi uzatan unsurlar göz önüne alındığında, ERP projeleri her zaman zor olsalar da, yine de beklenenden daha uzun sürmeleri şart değildir.

ERP PROJELERİ NİçİN BEKLENENDEN UZUN SüRER?

Eğer uzak coğrafi konumlara dağılmış bir organizasyonsanız, belirli bir bölgeyle sınırlı benzer büyüklükte bir organizasyon ile karşılaştırıldığınızda ERP’ye geçişiniz çok daha fazla zaman alabilir. Kullanmayı hedeflediğiniz ERP sisteminde modül sayısı fazlaysa, uygulama süresini artırabilir. Projenizde EDI, CRM, Döküman Yönetimi gibi benzeri ek modüller yer alıyor veya başka sistemlerle entegrasyonlar planlandıysa, proje için beklenmedik ek süre tahsis edilmesi gerekebilir. Bunlar, proje süresini uzatabilecek ve doğru planlanırsa yönetilebilen koşullardır. Bunların yanında öngörüşmeyen ve planlanamayan koşullarla da karşılabilirsiniz.

çoğu organizasyonlar, ERP projeleri sırasında paralel olarak önemli organizasyonel değişikliklerle de boğuşuyor. süreç sorunları veya organizasyonel ikilemler varsa proje kaçınılmaz olarak uzun sürebilir.

çoğu organizasyonlar, ERP projeleri sırasında paralel olarak önemli organizasyonel değişikliklerle de boğuşuyor. Gerçek şu ki; süreç sorunları veya organizasyonel ikilemler varsa proje kaçınılmaz olarak uzun sürebilir, hatta yol boyunca bazı değerli kaynaklarını kaybedilebilir.

“İNSAN FAKTöRü” GöZDEN KAçIYOR

“İnsan faktörü” ERP projelerinin bir çoğunda gözden kaçan,

ancak en kritik parçadır. Proje ekibinde yer alan anahtar kullanıcılar veya son kullanıcılar proje süresini direkt veya dolaylı olarak etkileyebiliyor.

ERP projesine başlayacak olan kurumların çok azındaki kullanıcılar hiçbir özelleştirme yapmadan ERP’nin kutudan çıktığı gibi standart hali ile uygulamak niyetindedir. Sıfır özelleştirme olması beklemek veya önermek gerçekçi olmayabilir ancak özelleştirmeleri önceliklendirmek ve miktarını sınırlamak, maliyetleri ve zamanı etkilemesi açısından önemlidir.

Şirketlerin, ERP yazılımı seçim sürecine gerçekçi uygulama beklentilerini belirleyerek başlaması, proje sırasında kaynakları ve özelleştirmeleri yönetmeleri gerekir. Bu süreçte bağımsız danışmanlık firmaların yardımı ile başarı için gerekli proje kapsamını dikkate alır, genel proje süresini ve maliyetini daha aza indiren gerçekçi bir uygulama planı oluşturabilirsiniz.

İLETİŞİM VE ŞEFFAFLIK öNEMLİ

ERP proje ekiplerinde yer alan kişiler, projeyi tamamlamak için geçecek zamanı doğru tahmin edemedikleri zaman, proje süreci için çok önemli olan değişim yönetimi ve süreç tasarımı için daha az zaman harcayarak, gecikme ve bütçeyi aşma riski artırabilirler. Bu da kartopu etkisiyle planlanan zamanın fazlasıyla aşılmasına kadar varabilir.

Proje sürecinde kapsamı değiştirmek genellikle kötü bir şey olarak görülüyor, ancak proje paydaşları arasında iletişim ve şeffaflık var olduğu sürece çok kolay yönetilebilir. Projedeki gecikmeleri önlemenin en iyi yolu ERP proje planındaki faaliyetler için yeterli zaman ayırmaktır. Ayrılması gereken kaynakların eksikliği ve kötü yönetimi proje süresinin uzamasına neden olur.