ERP projelerinin en kritik aşaması, ihtiyaç analizidir

M.Göker Sarp

çoğu insan birşey yapacağı zaman olacağını beklediği durumları kafasında kurgular ve karşısına çıkmasını beklediği bu durumlarda ne yapacağını adım adım düşünür ve planlar. Ama bazıları da işe başlar, bir durum karşısına çıktığı anda düşünür ve karar verir.

KAYIPLARINIZIN öNüNE GEçİN!

Firmaların çevik, etkin ve talebi karşılama konusunda yetkinliklerini arttırmak üzere alınan ERP geçiş kararı, iyi bir ihtiyaç analizi ile birlikte verilmelidir. İhtiyaçları net ortaya koymak, ERP’nin katacağı faydaları ve kurumun hedefleri ile bütünleşik bir yaklaşım sergilemek, güvenli bir yolculuğa çıkmak için detaylı bir çalışma şarttır.

Doğru analiz ile kayıplarınızın önüne geçebilirsiniz!

İhtiyaç analizi aşamasında yapılacak eksik veya yanlış bir kurgu tüm proje sürecinizi etkileyebilir; hatta sizi içinden çıkılmaz bir kaosa sürükleyebilir. Bunları önlemek için tecrübeli bir danışmanlık ekibinden destek alarak ilerlemeniz faydalı olabilir. Bu aşamada ERP´ye neden ihtiyacınız olduğunu unutmadan, ERP ile birlikte işlerinizi nasıl geliştirebileceğinizi belirleyerek ilerlemelisiniz.

Doğru tanımlanmış, gerçekçi ihtiyaçlar, ERP projesindeki hedeflerinizi oluşturacaktır: Yönetim raporlaması, operasyonel birimlerin gereksinimleri, bölümler arası veri akışları, gerekli sistem arayüzleri ve bilgi işlem standartlarınızın oluşturulması çok önemlidir.

İhtiyaç analiz ile kurumsal gelişimi sağlamak bu gelişmeyi sürekli hale getirmek için, ERP projenizde karşılaşılabilecek sorunlarla birlikte ihtiyaçları tespit ederek bu ihtiyaçlara uygun çözüm yolları bulabilirsiniz.

Bunun için ihtiyaçlar ihtiyaçlar hakkında bilgiler toplanır ve bu ihtiyaçları karşılayabilecek kapasitede bir ERP hedeflenir. Projede canlı kullanıma geçildikten sonra, elde edilen sonuçlara göre tekrar ihtiyaç karşılama değerlendirmesi yapılır, varsa eksik yönleri tespit edilerek sistem sürekli geliştirilmeye deva edilebilir.

İHTİYAç ANALİZİ GEREKLİ MİDİR?

İhtiyaç analizi birçok kişi veya kurum için yorucu, uzun zaman alan ve maliyetli bir çalışma olarak görülse de mutlak başarıya ulaşmada gerekli ve önemli bir süreçtir ve basitçe mevcut koşullarınız ile olmasını beklediğiniz koşullar arasındaki farkı ortaya koyar.

İhtiyaç analizi, ihtiyaçlarınızın belirlenmesinden değerlendirmesine kadar bir süreç olarak ele alınabilir. Bu süreçte öncelikle firma ihtiyaçlarını belirlemeli ve analizi yapmalıdır. Bunun için ihtiyacın yanında veri kaynaklarının da neler olduğunun bilinmesi çok önemlidir.

ERP PROJENİZİN DöNüM NOKTASI

Bazı ihtiyaçlarınız firmanızın çoğunluğu veya tamamı tarafından kabul edilen süreç veya kurallardan oluşabilir, bazıları şubeleriniz, kardeş veya grup şirketler ile kıyaslanarak bulunabilir.

Bölümler veya değişik lokasyonlar arasındaki beceri düzeyi ya da kullanım farklarına göre de bazı ihtiyaçlar belirlenebilir, eklenebilir, çıkartılabilir. Bunları net olarak ortaya çıkarabilmek için kişisel görüşmeler veya toplu anketler uygulanabilir.

Zamana bağlı olarak yaşamın ve teknolojinin değişmesiyle siz de kurumsal olarak bazı değişikliklerde bulunmanız geekebilir. önceden tahmin edebileceğiniz ihtiyaçlarınız olduğu kadar gelecekte oluşabilecek değişiklikler de sizde bazı yeni ihtiyaçlar doğurabilir.

Ek olarak proje başlagıcından itibaren karşınıza çıkan acil ihtiyaçları da hesaba katmalısınız. Daha sonra projenin ilerleyen aşamalarda beklemediğimiz bir anda ortaya çıkarlarsa önceden belirlediğiniz kurgunun gereken çözümü oluşturma başarısına sahip olup olmaması da çok önemlidir.

İhtiyaç analizinin başlangıcından sonuna kadar olan süreçte hangi amaçla analize başlandığı ve çalışmaya kimlerin katıldığı analizin kendisi kadar önemlidir. Analiz edilen sürecin aşamalarını, olabildiğince görsel öğelere yer vererek, olumlu ve olumsuz yönlerini açıkça belirterek tanımlarken, analiz ekibinden gelecek olan önerileri de dikkate almalısınız.

M.Göker SARP

ERP Komitesi ve

Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü