ERP projesinin başarılı olması için ne yapılmalı?

M.Göker Sarp

Hemen belirtelim, anahtar kullanıcıların katkısı olmadan, asla başarılı bir ERP projesi yapılamaz! Zira ERP, firmaların sadece bir bölümünün değil işletmenin tüm süreçlerini kapsayacak şekilde düşünülen entegre bir yönetim sistemi, aracıdır. Firmada tamamına yakın geniş bir kitleye hitap eder. Firmadaki işleyen süreçleri standartlaştıran veya üzerinde tanımlı süreçleri firmada oturtmaya çalışan bir sistemdir ve kollektif olarak kullanılır.

ERP projelerinin üç etkili bacağı vardır: ERP yazılımı (fonksiyonları), ERP kullanıcıları ve kurum kültürü. Bunların içinde en etkilisi, ERP kullanıcılarıdır: ERP sistemlerini kullanacak olan kişilerin projeye katılımlarının derinliği, kendi aralarındaki uyumu, proje boyunca sergiledikleri psikolojik tutumları ve aktif öğrenme yetenekleri, projenin başarısını da beraberinde getirir.

ERP kullanmaya karar veren bir firmada üst yönetim tarafından desteklenen organize bir ortam sağlanmalı ve bir proje ekibi oluşturulmalıdır. Proje ekibinin, firmanın çeşitli departmanlarından katılımcılarla oluşturulması tavsiye edilir. Bu departmanlar ERP projesinin hayata geçişi ile etkilenecek olan bölümlerdir, katılımcılara da anahtar kullanıcılar denir. Proje ekibinin başındaki kişi ise proje lideridir; bu kişi firmadaki vizyoner perspektif ve fonksiyonel bakış açısı, koordinasyon ve psikolojik kapasitesi yüksek kişilerin arasından seçilmelidir.

Anahtar kullanıcılar, hem ERP seçiminde karar verme düzeyinde katılımcıdırlar hem de ERP implementasyonu sırasında etkileri ve görevleri çok fazladır. Bir anahtar kullanıcıyı seçerken, firmanızda zengin iş deneyimine sahip, ERP felsefesine hakim, ekip çalışmasına, bilgi paylaşmaya yatkın olmasına dikkat edilmelidir. Bu kişilerin aktif öğrenme ve etkin koordinasyon yetenekleri ön plandadır. Bu ekibin proje boyunca kararlı ve istikrarlı, güven veren bir kimlikte ilerlemesi şarttır. Projenin ilerleyen safhalarında gerek duyulacak olan güçlü sorumluluk duygusı ile öğrenme kabiliyeti ve amator bir ruha sahip olmaları projeye katkı da verecektir.

Ancak anahtar kullanıcılardan oluşan proje ekibi ERP projesinin önemine, implemantasyonun sonucu olarak sistemin verimliliğine inandıkça projenin başarısına adım adım yaklaşılabilir.

ERP PROJELERİNDEKİ KİLİT KİŞİLER : AANAHTAR KULLANICILAR…

ERP’nin seçimi, tüm süreçlerin tasarımı, ERP’nin yapılandırılması ve canlı kullanıma geçene kadar tüm sorumluluklar anahtar kullanıcılar ve proje yöneticisine aittir.

öncelikle anahtar kullanıcılar ile firmadaki yürüyen sistemin verimliliği üzerine çalışmalar yapılmalı; kağıt üzerinde çalışan sistemdeki süreçlerin standart, değişmez ve tekrar edilebilir hale getirilmesi sağlanmalıdır. Daha sonra bu kullanıcılarla birlikte süreçlere bağlı olarak ihtiyaç analizinin çıkarılması gerekiyor. çünkü, hatalı kurgu ve ona bağlı ihtiyaçlara uygun ERP seçilip uygulanırsa, ERP’de yapılandırılan süreçlerin düzeltilmesi çalışmaları, proje başlangıcındaki motivasyonun kaybına sebep olacaktır.

Firmadaki süreçlerin ERP sistemi üzerinde nasıl çalıştığının testi, aksaklık ya da eksik süreç bilgilerinin tüm firma tarafından kullanıma geçmeden önce tespit edebilmeleri açısından çok önemlidir: Bu nedenle anahtar kullanıcılar test süreçlerinde de aktif rol almalıdırlar.

Anahtar kullanıcılarla beraber analizi yapılan, tasarlanan ve ERP’de yapılandırılan süreçlerin kullanımı için, ilgili kullanıcı ekranlarının kullanımı hakkında son kullanıcılara eğitimlerini yine anahtar kullanıcılar verir.

Anahtar kullanıcıların departmanlarındaki son kullanıcıları süreçten haberdar etmesi, onların yorum, öneri ve eleştirilerini inceleyip bir sürecin ya da işlemin eksik ya da hatalı olarak ERP’ye aktarılmaması için, implemantasyon ekibine bildirilerek sürecin hatasız olarak kullanıma hazır hale getirilmesine katkı da bulunmaları beklenir.

Görüldüğü üzere bir işletmede ERP sisteminin düzgün bir şekilde kullanılması yüksek oranda anahtar kullanıcılara bağlıdır.