ERP stratejisini, şirketin ihtiyaçları belirler

M.Göker Sarp

Yeni bir ERP sistemine geçiş yapmayı düşünüyorsanız, öncelikle hangi ERP implemantasyon stratejisinin şirketiniz için en uygun olacağına karar vermelisiniz. Sizin ERP projeniz için başarıya giden en iyi yolu veya şirketinize özel bir implemantasyon stratejisini, yöntemlerden birini seçip geliştirerek kendiniz bulabilirsiniz. Bunun için örneğin, satış bölümünüzün ve hatta müşterilerinizin gelecek stratejilerini de öğrenek proaktif düşünmeye çalışabilirsiniz.

HANGİ ERP STRATEJİSİ SİZİN İÇİN UYGUN?
Her şirketin gereksinimleri ve hedefleri farklı olduğu için malesef bunun için verilebilecek tek bir cevap bulamazsınız… Bazı durumlarda, “aşamalı geçiş”, “paralel kullanım” daha uygun olabilir. Diğer durumlarda şirketiniz için tam tersi de uygun olabilir. Çoğunlukla daha çok “bir kerede geçiş”, “aşamalı geçiş” ya da iki strateji bir arada tercih ediliyor diyebiliriz. Bazı şirketler, strateji kombinasyonlarını uygulamayı seçerek; “aşamalı geçiş” ile karışık süreçlerini, “bir kerede geçiş” gibi stratejiler ile kısa süreli projelerinin canlıya geçişini tamamlamayı tercih ederler. Öncelikle karar vermenize yardımcı olmak için en çok uygulanan ve tartışılan ERP uygulama stratejilerini ele alalım ve her yöntemin artılarına ve eksilerine beraberce göz atalım. Tabiki birçok implemantasyon varyasyonu ve yüzlerce seçenek vardır.
Ama öncelikle şunu unutmayalım ki:
“ERP uygulama stratejisini içinde bulunduğunuz koşullar belirler.”
1. Bir Kerede Geçiş (Big Bang)
Adından da anlaşıldığı gibi, ERP bir büyük patlama gibi uygulamaya alınır. Tüm kullanıcılar, şirket ve lokasyonlara, yani organizasyonun tamamı için yüklenir ve uygulanır. Planlanan fazlar başarıyla yürütüldükten sonra, eski sistem kapanacak ve artık yeni sistem hayata geçirilecektir. Bu noktadan sonra artık kesinlikle geri dönüş yoktur.
“Big Bang” için yapılan en yaygın eleştiri, yöntemlerin içinde en yüksek riski içeriyor olmasıdır. Bununla birlikte, implemantasyon süreci uzun ama aşamalı projeler kadar yıpratıcı değildir ve onlara göre daha az maliyetlidir. Tabiki eski sistemden yeni sisteme geçiş düzgün planlama yapılmadan başarılı olmaz. Ek olarak yüksek risk içeren bu yöntemi uygularken riski azaltmak için yeni sistemi kullanıma açmadan önce pilot projeler ile iyileştirmeler ve tekrarlamalar yapılabilir. Bu şekilde kullanıcıları da sıcak tutabilirsiniz. Aksi halde geçici olarak sisteme ayak uydurmaya çalışan kullanıcıların, ilk uygulamanın canlı kullanıma geçişi ile geriye adım attıklarına şahit olabilirsiniz.

“BİR KEREDE GEÇİŞ YÖNTEMİ”NİN SAKINCALARI
Bu yöntemde Implemantasyon (uygulama) süresi diğer yöntemlere göre daha kısadır ancak güçlükler daha belirgindir. Implemantasyon sürecinde zorluklara yoğunlaşıldığı ve planlanan süreye uymak için acele ederken projedeki önemli detaylar gözden kaçırılabilir. Çalışanların (yani kullanıcıların) yeni ERP sistemini öğrenmek için diğer yöntemlere göre daha az zamanı olacaktır. Proje sürecindeki hayal kırıklıklarının çoğunluğu aynı dönemde ve yoğun olarak karşınıza çıkacaktır.
Eski ve yeni ERP sistemlerinin belirli bir süre çalıştırılması gerekir.
2. Aşamalı Geçiş (Phased Rollout)
Önceden belirlenmiş bir dizi adım ile eski sistemden yeni ERP sistemine geçiş yöntemidir. Bu yöntem uygulanırken proje üyelerinin mevcut sistem ve yeni sistem arasında geçici köprü oluşturması gerekir.
Bir kaç farklı yolla yapılabilir.
Modüllere göre aşamalı geçiş
Bu en yaygın aşamalı geçiş stratejisidir. Günlük işlemler için genellikle işletmenin temel fonksiyonları ile başlanır daha sonra diğer aşamalarda (fazlarda) daha fazla modül ve işlev eklenir. Genel muhasebe ile ya da süreci daha az kritik olan modüllerle ile başlamanızı öneririm.
Departmanlara göre aşamalı geçiş
Bu implemantasyon yaklaşımına göre aynı anda bir veya daha fazla iş biriminde uygulamaya başlanır. Örneğin, yeni ERP sistemini, insan kaynakları, muhasebe ve finans departmanlarında uygulayarak başlayın, daha sonra diğer bölüm veya bölümlere taşıyın. Bazı kurumlarda departmanlar arasında yapılan uygulamalarda bir araya gelen çekirdek proje ekibi her uygulama ile daha fazla tecrübe kazanır, daha sonraki aşamalarda rol oynayarak projeyi daha verimli hale getirebilir.
Coğrafik yerleşime göre aşamalı geçiş
Birden fazla yerde olan kuruluşlar için, proje aşamalarını coğrafyaya göre oluşturmak sık raslanan bir yaklaşımdır. Birden çok lokasyonu veya bağımsız bölümleri olan büyük kuruluşlarda pilot olarak seçilen bir lokasyonla başlanır. ERP projesi seçilen lokasyonda “aşamalı geçiş”” veya “bir kerede geçiş” yöntemiyle uygulamaya alınır.

AVANTAJLAR VE DEZAVANTAJLAR
Şirketler “bir kerede geçiş” yönteminde projeye çok odaklanmış şekilde ilerlerler, aşamalı geçişte ise daima bir sonraki aşamada vakit yaratacaklarını düşünerek işin aciliyetine uygun organize olmayı, yeni sistem ile ilgili bilgi ve deneyim kazanmayı sürekli erteleyebilirler. Kullanıcıların, proje boyunca yeni sisteme uyum için geçirdiği süre “bir kerede geçiş”e göre daha uzundur. Her bir sonraki aşamada eski sisteme geri dönüş yapmak biraz daha güçleşir.
3. Paralel Geçiş
En az tercih edildiği bilinen ERP’ye geçiş planı “paralel geçiş” yaklaşımıdır. Paralel geçişin en az riskli uygulama süreci olduğu düşünülüyor. Aynı anda eski ve yeni ERP sistemi çalışır haldedir. Eski sistemde çalışırken, kullanıcılar yeni bir sistemi de öğrenebilir. Yeni sistem için gerekli hazırlıklar yerine getirildikten sonra, eski sistem kapatılır. “Paralel geçiş”i, “bir kerede geçiş” ile “aşamalı geçiş” arasındaki orta yol olarak kabul edebilirsiniz. Değişim hızı “bir kerede geçiş” den daha yavaş, ancak “aşamalı geçiş” den daha hızlıdır. Benzer şekilde, kullanıcıların yeni sisteme adaptasyonu “bir kerde geçiş” den daha kolay, ancak “aşamalı geçiş”ten daha zordur. Paralel geçiş, implemantasyon yöntemleri arasında en fazla maliyetli ERP uygulama yöntemidir ve çalışanlar için de her iki sisteme veri girmek hiç de verimli değildir. Bu yöntem daha az kullanılan bir yöntem olmak ile beraber aradığınız çözüm de olabilir. Daha az riskli bir yöntemdir çünkü kullanıcılar eski sistem üzerinde çalışırken, yeni sistemi de öğrenebilirler.

ŞİRKETİNİZ İÇİN EN UYGUN YÖNTEMİ NASIL SEÇECEĞİZ?
Önemli olan şirketiniz için düşük maliyetli ve düşük riskli olan en uygun stratejiyi seçmektir. Ancak bu durum her şirket için farklılık gösterir; şirket lokasyonları, destek çalışanları, departmanların sayısına göre değişebilir, uluslararası bir şirket olmanız ve işinizin karmaşıklığı da seçilecek olan strateji için önemli rol oynuyor.
Dikkat!
– Kesinlikle her bedene uyan tek bir ERP sistemi yoktur. Sirketlerin bir birinden benzersiz hedefleri vardır bunun için size en uygun ERP sistemini siz seçmelisiniz.
– ERP implemantasyonuna başlamadan önce mutlaka dikkatli analiz ve planlama yapmalısınız.
– Kullanıcılardaki gecikmeler ve üst yönetimin gecikmeli desteği ERP’ye geçişinizi geciktirebilir. Buna dikkat edin.
– Çalışanların zor geçiş dönemi öncesinde sistemi uçtan uca test edebilmeleri için yeni sistem üzerinde eğitim almaları gerekir. Bunu unutmayın.
– Uygulanacak olan çözüm belirleyeceğiniz bir birimde başarılı olursa tüm birimlerin kullanımına almak gibi yollarla çözüm şirket içinde yaygın kullanıma aşamalı olarak da açılabilir.