ERP yazılımları pahalı mı?

M.Göker Sarp

ERP ile ilgili en yaygın mitlerden birisi de, pahalı olduklarıdır. Peki gerçekten öyle mi? ERP projeleri hayalı mı?

ERP projesi yapılırken, doğru yazılım tedarikçisi ve danışmanlık şirketi ile yola çıkılması oldukça önemliyken neyazıkki şirketler gittikçe artan şekilde kendi bünyelerine en uygun olan teklifi değil, toplamda en ucuz teklifi veren yazılım şirketleri ile çalışma eğilimindeler. ERP projelerinde fiyat, seçim kriterlerinden birisidir elbette ancak karar verirken, tamamen fiyat odaklı yaklaşmak, zaten pek çok risk içeren ERP projesinin başarıya ulaşma yolundayken önündeki engelleri gereğinden fazla artırmak demektir.

ERP projelerinde kurumsal öncelik, kesinlikle fiyat olmamalıdır. Çünkü ERP altyapısına geçiş ve kurumsal dönüşüm kararı, bir kurumun geleceğini kökten etkileyecek bir karardır ve bu kararda fiyattan daha önemli başlıklar vardır: Projeye başlarken ihtiyaç analizinin yapılması, proje kapsamın belirlenmesi, başarıya ulaşmak için atılabilecek ilk doğru adımlardır ancak yeterli değillerdir. Sorunsuz çalışacak bir donanım altyapısı, şirket üst yönetiminin desteği de başarıyı artıracaktır. Üst yönetimin desteğinin alınmaması, projenin başarısını tehlikeye atabilecek bir unsurdur.

Şirket tarafından bunlar gibi başlıklara yeterli özenin gösterilmemesi ERP projelerinde sürecin çok uzamasına ve istenilen verimin elde edilememesine yol açabilir, bu da proje maliyetlerini ve ekibin motivasyonunu doğrudan etkileyecektir.

ERP PROJELERİNİN MALİYETİ

Projeden projeye değişmekle birlikte, ERP projelerinin toplam maliyeti, yazılım lisansları, özelleştirme, kurulum, uygulama, eğitim, yeni versiyon güncelleme bedelleri ve yıllık bakım hizmetleri gibi maliyetlerin toplamından oluşuyor. Dolayısıyla projenin fiyatına gereğinden fazla fokus olmak yerine, projeyi daha iyi planlayabilir ve kapsamını daha verimli yönetebiliriz. Örneğin, projelerde her zaman özelleştirilme yapılması gerekmeyebilir, satın alınan yazılımın standart olarak sağladığı fonksiyon ve yeteneklere bağlı kalınabilir. Çoğu ERP projesinde de kullanıcıların beklentilerine yönelik yoğun özelleştirmelerle beraber kurulan sistemlerin, daha sonra sadeleşmeye yöneldiği, özellikle birden fazla kez yapılan versiyon güncellemesinden sonra firmalar tarafından çok gerekli olmadığı sürece özelleştirmelerden uzak durulmaya başlandığı görülüyor. Ancak bu bilgiler çok fazla yayılmamış veya yeterince dikkat çekmemiş olabilir. Türkiye ERP kullanım kültürü açısından henüz emekleme döneminde, şirketler ve kullanıcılar bu konuda olgunlaştıkça deneyimleri artacak ve daha çok paylaşılır olacaktır.

“- Günümüzde işletmeler, uygun fiyatlar ile yüksek kaliteli ve verimli çalışan ERP yazılım çözümlerini satın alma yoluna gidiyor. Ancak orta ve küçük ölçekli işletmelerde, bu konuya bütçe bile ayırmak istemeyenler var. “

ERP MALİYETLERİ NASIL AZALTILIR?

ERP proje maliyetleri, ancak ERP uygulaması için çalışan kaynakları optimize edecek şekilde metodolojik bir planlama ve yönetim yapılarak azaltılabilir. Malesef, çoğunlukla maliyeti kontrol altına alarak projeyi başarıya ulaştırmayı hedefliyoruz. Satın alırken lisans, danışmanlık bedellerini düşürmeye, versiyon güncelleme bedellerini mümkünse vermemeyi, bu kalemde indirim alınamıyorsa ya da bilâ-bedel olarak proje satın alma bedeline dahil edilemiyorsa, versiyon güncelleme anlaşması yapmamayı tercih ediyoruz.

Proje kapsamını, proje başlamadan önce kayıt altına almıyoruz, onun yerine vereceğimiz toplam proje bedelini, indirim alarak veya anahtar teslim fiyatlandırma yöntemi ile yönetmeyi tercih ediyoruz. Yani proje başarı kriteri olarak kapsam yönetimi yerine proje bedelini artırmayarak yönetmeyi benimsemiş durumdayız. Hatta proje için anahtar teslim modeli ile anlaşma yoluna gitsek de günlük danışmanlık maliyetlerine veya proje sürelerine de yeni öneriler getiriyor, proje bedelini oluşturan bu kalemlerde de indirim veya yeniden düzenleme talep ediyoruz ve bu koşulları da sonuna kadar zorluyoruz.

İKİNCİ SPOT

Fiyat etiketinden ziyade ERP yazılımlarının şirketinize sağlayacağı fonksiyonları, yetenekleri ve hizmetlerini düşünmenin daha faydalı.

ANAHTAR TESLİMİ PROJE

“Anahtar teslim projeler bir süredir çok moda ve bu kulaktan kulağa yayılıyor. “ Proje öncesinde yapılacak olan ön çalışmalara ayrılacak bütçe olmadığı için yada önem verilmediği için projelerin bir çoğunda isterler çalışması yapılmadan ve kapsam kayıt altına alınmadan, amiyane tabiriyle projelere paldır küldür başlıyoruz. Ancak bir detayı hep birlikte gözden kaçırıyoruz sanırım, bu proje şirketinizin ve şirketlerimizin kendi projesi, hangi kapsamda hizmet alacağınızı bilmediğiniz bir sözleşme için sabit ödeme dışında bir ödeme yapmıyor olmanız herşeyden daha mı önemli sizce?

Projeyi tedarikçiniz ile birlikte tamamladıktan sonra kurulan sistemle siz baş başa kalacaksınız. Unutmayın.

Projenin kapsamı ve, kurulan yazılımın fonksiyonları firmanızın iş yapış şeklini doğrudan etkileyecek. Bu nedenle kendi ayağınıza lütfen kurşun sıkmayın.

Teknolojiler son on yılda önemli gelişmeler gösterdi, birçok yönden çok daha uygun hale geldi. ERP yazılımları, fiyat etiketlerinin ötesinde faydalar sağlar, bu nedenle fiyatından ziyade faydalarına, firmanıza sağlayacağı bu yeni fonksiyonları incelemesiniz ve yazılımın yeteneklerine odaklanmalısınız.

Ben fiyat etiketi ötesinde ERP yazılımlarının şirketinize sağlayacağı fonksiyonları, yetenekleri ve hizmetlerini düşünmenin daha faydalı olacağına inanıyorum.

ERP, PROJE MALİYETİNDEN DAHA ÖNEMLİ

“Teknolojiyi takip ederek, sürekli gelişen alternatif iş modellerini uygulamaya başlayarak, direkt veya endirekt maliyetlerimizi kontrol edebiliriz. Yani ERP proje maliyetinden çok daha önemlidir.“

Örnek olarak, satın almayı düşündüğünüz ERP yazılımının aşağıdaki gibi özelliklerine dikkat edebilirsiniz.

Esnek mi?

Kolay erişilebilir mi?

e-ticaret mağazaları, EDI, mobil uygulamalar ve benzeri diğer sistemlerle kolayca entegre edilebilir mi?

Bulut’tan kullanılabiliyor mu?

Örneğin, Buluttan kullanılabilen ERP yazılımları hem kolay erişilebilirdir, hem de bulut teknolojiler sayesinde proje başlangıç maliyetiniz de düşündüğünüzden daha az olabilir.

Göker Sarp

sarp@turcomoney.com