İnşaat sektöründe ERP kullanılmıyor

İnşaat sektörü, Türkiye ekonomisinin lokomotif sektörlerinden biri olmasına karşın, ERP sistemlerini kullanmıyor, bunun yararlı olduğuna inanmıyor.

Uzun yıllardır ERP sektöründe çalıştığım için, birçok firmada ERP geçişi öncesinde ve sonrasında yapılan toplantılara katıldım. Bu süre içinde bir çok inşaat firmasına da girdim çıktım; onların sistemsel beklentilerini, yönetimsel sorunlarını yerinde dinleme fırsatım oldu.

İnşaat sektörü, Türkiye ekonomisinin lokomotif sektörlerinden biri olmasına karşın, fark ettim ki çok önceden yaşanması gereken dönüşüm süreci, son dönemde yaşanmaya başlanmış.

İNŞAAT SEKTÖRÜ ERP’YE İNANMIYOR

İlk bakışta, bu sürecin ertelenmesine neden olan bir kaç faktör belirginleşiyor.

İnşaat firmalarının, hizmet verdikleri alan nedeni ile çok detaylı yapıya, sisteme sahip olması gerekirken proje detaylarını özet bilgi girişi ile takip edilmesini tercih eder durumda gözüküyorlar. ERP sistemlerinin çalışabilmesi için bazı noktalarda bir birini tamamlayan ve destekleyen detaylı bilgi girişleri gerektiriyor olmasından dolayı, inşaat firmalarında ERP uygulamalarının hayata geçirilmesi sırasında sık sık tepkiye karşılaşılıyor. Ayrıca inşaat firmalarında çeşitli lokasyonlarda bir birinden farklı yönetilen her bir proje için özel yapılara da ihtiyaçlar duyuluyor.

ERP sistemlerinin standart oldukları ve esnek yapıya sahip olmadığı yönündeki inançtan dolayı yine tepkiler kaçınılmaz oluyor. Ve hatta bu ve buna benzer nedenlerden kaynaklanan ERP’lerin genel olarak inşaat sektörüne yönelik olmadığı,  inşaat sektörünün de ERP’ye uygun olmadığı yönünde de önceden oluşmuş bir inanç var.

Dilerseniz inşaat sektöründeki sistemsel beklentilere, sektördeki firmaların mevcut yapısal durumuna ve ERP geçişi için dikkat edilmesi gereken hususlara hep birlikte göz atalım. Çoğunlukla beklenti, ERP uygulamasının ilk günden, hedeflenen amaca doğrudan hizmet etmesi yönündedir. Ancak ERP sistemine geçiş sırasında firmada yaşanan adaptasyon süreci kesinlikle gözardı edilmemelidir. Üstelik bu adaptasyon süreci sadece ERP kullanacak olan inşaat firmaları için değil, çoğu zaman ERP üreticileri için de geçerli olabiliyor.

Ayrıca ERP ile birlikte hayata geçen değişim yani kurumsal dönüşüm sürecine karşı bir direnç her zaman söz konusu olabiliyor. Ancak firmadaki eski alışkanlıklardan kaynaklanan bu direncin uzun sürmesi veya aşılamaması durumunda ERP kullanımı ile sağlanması beklenen kurumsal performans artışına ulaşmak güçleşecek ve projenin hayata geçme süreci de beklenenden daha uzun sürecektir. Bu noktada kullanıcıların, ERP’nin sadece bir yazılım değil dünyaca kabul görmüş bir yönetim sistemi olduğu yönünde ikna edilebiliyor olmaları, projenin başarısı için büyük bir önem taşıyor.

Eğer çalışanlar, dünya’daki birçok firmanın etkin bir şekilde kullanmakta olduğu bu sistemle yeni ve teknolojik bir çalışma düzeni elde edeceklerine ve çalıştıkları firmanın piyasada rekabet edebilme gücüne kavuşması için bu sistemin çok gerekli olduğuna inanırlarsa, ERP projelerinin başarısı için yürünecek yolda çok önemli bir eşik daha atlatılmış olur.

MEVCUT DURUM

Türkiye’de birçok inşaat firmasındaki kurumsal bilgi akışları, kişilere bağımlı olduğu için kurumsal hafızaya sahip olmak, bu firmalar açısından pek mümkün görünmüyor. Malesef belli bir anda gerekli olan bilgilere kolay erişilemiyor veya bazılarına kolay erişilse bile bu bilgiler merkezi olarak yönetilebilir durumda değil. Her şantiyede veya proje yönetiminde farklı görüşlerin veya farklı proje takip sistemlerinin var olması da merkezi olarak kontrolü ve takibi zorlaştıran bir faktör olarak göze çarpıyor.

Bütün bu zorlukların dışında firmaların öncelik verdiği konulara, beklentilerine ve bulundukları koşullara göre ERP ile ilgili tercihleri de değişkenlik gösteriyor.

ORTAK DİL

İnşaat firmalarında temel amaç, projelerin bütçe ve kar takibini merkezde daha kısa sürede yapabilmektir. Ek olarak yurt dışında proje yapan inşaat firmaları, projeyi yaptıkları ülkenin mevzuatına uygun mali takip ve raporlama sistemi için genellikle o bölgedeki yerel bir uygulamaya ihtiyaç duyabilir. Ancak merkezi takip için bir şekilde ortak bir dilin konuşulması mutlaka gereklidir.

ORTAK YAPI

Firmadaki genel beklenti muhasebe ağırlıklı bir sistem takibi yönünde ise; işlemlerin projelerde ve tüm grup firmalarında standartlara uygun yapılabilmesi için ortak kod ve prosedürlerin belirlenmesi yeterlidir. Kod yapısının oluşturulmasında, maliyetlendirme konularında deneyimli çalışanların rol alması oldukça faydalı olacaktır. Ya da basitçe ERP ile; projelerde temel proje yönetim ilkeleriyle planlama yaparak sürdürülebilir kurumsal yapı kurulması beklenebilir. Bir projeyi, aktiviteleri ve kaynakları ile tanımlayıp, risk analizleri ile planlayarak, proje takibi yapılabiliyor olması ile önemli bir beklenti karşılanmış olacaktır.

Gelişimini belli bir aşamaya kadar getirmiş bir firmanın ERP yazılımları olmadan da kaynak planlaması ve kaynak yönetimi yapabiliyor olması elbette ki mümkündür. Ancak unutulmamalıdır ki, bu durumda kurumsal bir yönetim sisteminiz olmadan veya kurumsal hafızanızı oluşturamadan nitelikli iş gücünüzü kaybedersiniz kurumsal bilgilerinizin bir kısmına yada tamamına ulaşımınız oldukça güçleşecektir.

YENİ BASKI UNSURLARI

İnşaat sektörü, kontrolsüz büyümenin yaşandığı bir sektör olarak göze çarpıyor. Bu şekilde büyürken de genel olarak kontrol altına alma ihtiyaçlarını geç fark edebilirler ya da başlangıçta bunu görmezden gelebilirler.  Son zamanlarda kontrolsüzlüğün yanı sıra, kâr marjının daralması da inşaat firmalarında ayrı bir baskı unsuru oluşturdu. Bu durumdan dolayı proje risklerinin kontrol altında tutulabilmesi kadar kaynaklarının da efektif kullanılabilmesi önem kazandı.

HEDEFİ KÜÇÜLT, AMA VAZGEÇME

Ancak bunu sağlamakta zorluk çekiliyorsa, hedefler bir süre için daha küçük kapsamlı olarak düşünülüp, uygulanabilir. Örneğin, şantiyede iş ilerlemelerin takibi için gerekli organizasyonu sağlamakta zorlanılıyorsa, bunun yerine satın alma ve depo kontrolüne ağırlık verilerek, verimlilik bir ölçüde de olsa sağlanabilir.

Göker Sarp

sarp@turcomoney.com