İşi yapan, o işi en iyi bilendir

Şaban Çağıran

İşi yapan, o işi en iyi bilendir. Zira işin detayına, neyin ne olduğuna işi yapan kişi hakimdir. Bir şoför, aracın yol tutuşunu o aracı imal eden mühendisten; bir tezgahtar, müşterisinin ne beklediğini patronundan çok daha iyi bilir.  

Bir işletmede yöneticiler olayın bütününe, alt kademelerde çalışanlar ise yaptıkları işe göre konunun detaylarına odaklanırlar. Büyük resme bakanlar işin detayına girdiklerinde, küçük resme bakanlar ise olayın bütününe baktıklarında oldukça zorlanırlar. Bir anlamda alt kademelerde uzmanlaşma daha yüksek, yukarılara tırmandıkça uzmanlaşmadan ziyade, olayın bütününe hakimiyet, geniş bakış açısı söz konusudur. Biri diğerinden önemlidir denilemez. Bütünsel bakış kadar, detaylı-ayrıntılı bakış da son derece önemlidir.

BİR ŞOFÖR ARACIN YOL TUTUŞUNU MÜHENDİSTEN DAHA İYİ BİLİR

İşi yapan, o işi en iyi bilendir. Zira işin detayına, neyin ne olduğuna işi yapan kişi hakimdir. Bir şoför, aracın yol tutuşunu o aracı imal eden mühendisten; bir tezgahtar, müşterisinin ne beklediğini patronundan; bir banka gişe yetkilisi, müşterisinin ihtiyaç ve beklentilerini müdüründen; bir vatandaş, bulunduğu bölgenin ihtiyaçlarını milletvekilinden; bir teknik personel, makinasının dilini ustasından çok daha iyi anlar. Dolayısıyla işletmelerde de herkes kendi işini, diğerlerinin bildiğinden daha iyi bilir. Bu gerçekten hareketle, işi yapan kişilerin işiyle ilgili konulardaki düşünceleri son derece önemlidir. Yöneticilere düşen görev, çalışanların kendi işleriyle ilgili çok iyi yetişmelerini sağlamanın yanında, onların görüş, düşünce ve önerilerinin ortaya çıkmasını sağlamak olmalıdır.

ORTAK AKIL, İŞLETMEYE ÖNEMLİ KATKILAR SAĞLIYOR

Toplam kalite faaliyetlerini uygulayan işletmelerde, çalışanların kendi işini geliştirmeleri ve öneride bulunmalarını teşvik edecek sistemlerin kurulduğu, öneri sahiplerinin ehemmiyetle ödüllendirildikleri görülüyor. Ortak akıl, katılımcı yönetim anlayışı da denilebilecek bu uygulamalar işletmelere tasarruf, verimlilik, karlılık, hız, müşteri odaklılık ve kalite gibi alanlarda önemli katkılar sağlayabiliyor.

Çarpıcı bir örnek vermek gerekirse; önemli bir markası olan ve milyonlarca diş macunu üreten bir fabrikada, bazı diş macunu tüplerinin hatalı bir şekilde boş olarak üretim bandından çıktığı tespit edilmiş. Konuyla ilgili çok sayıda müşteri şikayeti oluşmaya başlayınca üst yönetim hemen toplanmış ve bu sorunu çözmek için önemli bir yatırım kararı almış. Sonunda milyon doları aşkın bir yatırım yaparak sorunu çözmüşler. Yapılan yatırım sonucunda boş tüp banttan geçtiğinde sistem hemen duruyor ve yüksek sesle alarm veriyormuş. Böylece üretim sonucunda boş tüp oluşması engellenmiş, müşteri şikâyetleri kesilmiş ve her şey normale dönmüş. Derken şirketin CEO’su bir gün üretim bandında milyon dolarlık yatırım yapılan bu bölüme ziyarete gelmiş. O bölümden hemen önceki yere yerleştirilen ve boş kutuları üfleyerek üretim bandından dışarıya atan bir vantilatör görmüş. Hemen ustabaşını çağırıp bu ne diye sormuş. Ustabaşı; “efendim, yeni makina (milyon dolarlık yapılan makine) ikide bir alarm veriyor, ses yapıyor, üretim bandını durduruyordu. Bizim çırak da üretim bandı durmasın, ses oluşmasın diye o vantilatörü yeni yatırım yapılan makinadan bir önceki aşamaya koydu ve böylece makine sustu” diyor.(1)

IBM, “THINK PLACE” İSİMLİ DÜŞÜNCE MEKANI YARATTI

Görüleceği üzere, üretim hattında yaşanan bir hatanın giderilmesi 30.-TL’lik bir vantilatörle bile çözülmesi mümkünken, işi yapan kişilere sorulmadan, tepeden alınan kararlarla milyon dolarlık yatırımlar yapılabiliyor. Çırak bile olsa işi yapan kişilerin görüşüne başvurulmadan yatırım kararı almak inanılmaz kayıplara neden olabiliyor. Kim bilir, işletmelerde buna benzer nice örnekler yaşanabilmekte ve görünmeyen bu hatalar/maliyetler yıllarca devam edebiliyor.

Dolayısıyla, karar süreçlerinde çalışanların görüşünü yansıtan öneri sistemleri son derece önemlidir. Toyota Firması 1951 yılından bu yana 200 bin çalışanından toplamda 16.2 milyon öneri almıştır. Bugün çalışanlarının öneri programlarına katılım oranı %98’dir. IBM ise çalışanlarına “Think Place” adını verdiği bir düşünce mekanı yaratmıştır. Bu mekan çalışanların kendilerini rahat hissedebilecekleri ve düşüncelerini geliştirebilecekleri bir platformdur. Uygulamaya bugüne kadar 90 bin kişi aktif olarak katılmış. Elde edilen öneriler sonucunda önemli ölçüde kültürel gelişim, verimlilik ve gelir artışı sağlanmış.(2)

23 MİLYON 532 BİN FİKİR

“İşi yapan, o işi en bilendir” felsefesinin en üst düzeyde benimseyicisi olan Japonya’da 452 şirket üzerinde yapılan bir araştırmaya göre, bu şirketlerde 23 milyon 532 bin fikir ortaya konulmuş ve bunların yaklaşık yarısı uygulamaya alınmış.(3)

Uygulamada, gerek yönetim ve gerekse çalışanlar tarafından öneri sistemlerinin konusu sadece maliyet tasarrufu gibi algılanabiliyor. Öneri sistemleri sadece maliyet açısından değil, ürün çeşitliliği, zaman tasarrufu, kalite artışı, müşteri memnuniyeti, yeni müşteri-pazar arayışı vs. gibi her konuda olabiliyor.

Öneri sistemleri sayesinde çalışanların üretime-yönetime katılımı sadece işletmeye kar/tasarruf sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda çalışanların motivasyonunu, bağlılığını ve aidiyet duygusunu da olumlu yönde etkiliyor.

İŞLETMEDE VERİMLİLİK İÇİN 9 ÖNERİ

Bütün bu nedenlerden dolayı,

• “İşi yapan, o işi en bilendir” felsefesi, sektörü ne olursa olsun her işletmede önemle uygulanmalıdır.
• Böylece tüm çalışanlar öneri sistemine dahil edilmelidir.
• Öneri sistemine katılan her bir çalışan maddi-manevi ödüllendirilmelidir.
• Saçma olarak görülen bir öneri bambaşka bir fikri tetikleyebilir, yeni şeyler ortaya çıkartabilir. Bu nedenle alınan her bir öneri her boyutuyla önemle değerlendirilmelidir.
• Önemli önemsiz ayrımı gözetmeksizin tüm konularda öneriye açık olunmalıdır. Kapsam geniş tutulmalıdır.
• Öneri sistemine katılım anlaşılır ve basit olmalıdır.
• Öneri sisteminin sonuçları işletme içinde paylaşılmalıdır.

(1) vahitgümüş.com

(2) knowizz.com

(3) Capital Dergisi-22.10.2014

Şaban Çağıran

Bankacı

cagiran@turcomoney.com