İşletmeler gizli maliyetlerden nasıl kurtulabilir?

Şaban Çağıran

“Patron beni dinlemiyor, müdür beni anlamıyor” şeklinde cümle kurup işinden memnun olmayan çalışanlar; kurum içinde gizli maliyet olarak tanımlanan ek masraflara neden olabiliyor. Bu nedenle ek faturalar ödemek istemeyen işletme sahipleri ve yöneticiler, kurum içi iletişime dikkat etmeli.

İletişim birbirimizi anlamanın en iyi yollarından biri. İletişim olmadan bırakın şirket yönetmeyi toplumsal hayat bile anlamını yitirir, verimsizleşir. Toplumun bütün kanalları tıkanır, işlemez. Bu nedenle her şeyin başı iletişim demek yanlış olmaz.

Tanım olarak; “İletişim, genel olarak insanlar arasındaki düşünce ve duygu alışverişi olarak ele alınıyor” (Cüceloğlu 1993). İletişimin amacı, “alan ve veren arasında bilgi, düşünce ve tutum ortaklığı yaratmaktır”. (Açıkgöz K 1994).

Yatay ve dikey iletişim açısından bakıldığında işletmenin organları arasındaki iletişimin zayıf olması çöküşe, iyi olması ise başarıya neden olur. Uygulamada, en alt kademedeki çalışanların, amirleri tarafından yeterince dinlenmedikleri dolayısıyla iyi anlaşılmadıkları ifade edilir. Yine orta kademe yöneticilerin ise üst kademeler tarafından anlaşılmadıkları görülür. Bu durum yani dikey olarak kademeler arasındaki iletişimin zayıf olması verimsizliği arttırıyor, motivasyonu düşürüyor, takım ruhunu yok ediyor, aidiyet duygusunu köreltiyor, bağlılığı azaltıyor, öğrenmeyi negatif etkiliyor, sürekli gelişimin yani daha iyiye gitmenin önünü tıkıyor.

Bu sayılanlar işletmede açıkça görülüyor ve bir anlamda gizli maliyetler oluyor. Söz konusu gizli maliyetler tolere edilebildiği ölçüde, ilk başlarda işletme için fazla önemli olmayabilir ama zamanla artması görünmeyen söz konusu maliyetlerin görünen/gerçekleşen maliyetlerden daha yüksek olması sonucunu doğurabiliyor, adeta işletme için çöküşün kaynağı haline gelebiliyor. Aynı şekilde yatay iletişim olarak bakıldığında da aynı sonucu görürüz. Yatay iletişimin zayıflığının getirdiği zafiyetlerle, dikey iletişimin sağladığı fırsatlar inanılmaz sonuçlar doğuruyor.

İşletmede bölümler arasındaki iletişimin güçlü olduğu yapılarda motivasyon yükselir, takım olma duygusu üst düzeye çıkar, aksi durumun oluştuğu ortama göre verimlilik artar, kurumsal bağlılık yükselir, aidiyat duygusu yükselir. Bu da işletmeye son derece olumlu yansır. Bir anlamda gizli maliyetler düşer. Aksi durumda, yani bölümler arasındaki iletişimin zayıf olması ise tam tersi sonuçlar doğurur. Bunun en iyi örneklerini futbol takımlarında görebiliriz. İşletmelerde de durum aynıdır. Tek farkı, futbol takımlarında iletişimsizliğin getirdiği verimsizlik daha çabuk anlaşılır, işletmelerde bunu anlamak oldukça uzun süreler alabilir.

Bütün bunları anlatırken, organizasyonel kontrolün önemi de unutulmamalı. Yani bazı bölümlerin, diğer bölümleri kontrolüne olanak sağlayan bir organizasyon yapısı oluşturulması bir zorunluluktur. İletişimin güçlü olması, bu yapının zayıflaması anlamına gelmemeli. Organizasyonel kontrolü sağlayan organizasyon yapısı ile birlikte, sağlıklı iletişim bir zorunluluktur.
İşletmenin müşterilerle de sağlıklı bir iletişim siteminin var olması gerekir. Müşterisini anlayamayan, ihtiyaç ve beklentilerini öğrenmeyen ve buna göre politikalar geliştiremeyen bir işletmenin başarılı olması mümkün mü? O halde mutlaka müşteri ihtiyaç ve beklentilerini kavrayan ve buna göre iyileştirici çalışmalarda bulunan bir yapı tesis edilmeli. Bunun yöntemi doğal olarak işletmeden işletmeye farklılık gösterir.

Aslında sosyal hayatımıza da, işletmelere de bakıldığında pek çok sorunun kökeninde iletişim kopukluğu ya da sağlıklı bir iletişim tesis edilememesinin büyük payı olduğunu görürüz. çoğu zaman; Milletvekili / Belediye Başkanı temsilcisi olduğu halkı, Bürokrat vatandaşı, Genel Müdür çalışanlarını, Sermayedar Yöneticilerini, hatta kardeş kardeşi, anne-baba çocuklarını anlayamaz, ya da onlarla sağlıklı iletişim kuramaz. Dolayısıyla bu şekilde yaşanan iletişim kopukluğunun hepsinde ciddi olumsuz sonuçlarla karşılaşırız. çevremize baktığımızda bunun pek çok örneklerini görebiliriz.
İletişimin sağlıklı olması da büyük önem taşıyor.

Yani tarafların bir birini doğru anlaması gerekiyor. Aksi durumun sonucu, iletişimsizliğin yarattığı sonuçtan farklı olmayabilir. Bu nedenle doğru anlaşıldığımızdan emin olmalıyız. Bunun için olabildiğince dokümantasyona–kayda dayalı bir yapı tesis etmek, ya da en azından yüz yüze iletişim sistemini tesis etmek gerekiyor. İletişimin olumlu olması da çok önemli. Olumlu ve yapıcı iletişim ancak beklenen sonucu doğurabilir. Aksi halde bizi tersine olumsuz neticelere de götürebilir.

özetle, işletmelerin mutlaka bir iletişim politikası olmalı. Bu politika işletmenin tüm paydaşlarını (çalışanlar, Sermayedar, Müşteri, Tedarikçi, Resmi / Sosyal Kurumlar vs.) kapsamalı, etkin bir şekilde uygulanmalı ve sonuçları izlenmeli. İletişimsizliğin yarattığı maliyetlerin oluşmasına fırsat verilmemeli. İşletmenin verimliliğine katkıda bulunması, kurumsal bir yapı tesis edilmesi ve çalışanlarda bir takımın üyesi olma duygusu yaratması bakımından sağlam bir iletişimin tüm gerekleri yerine getirilmeli.

Şaban çAĞIRAN