Küçük adımlar, büyük sonuçlar doğurur mu?

Şaban Çağıran

Hayatımızı etkilese de etkilemese de yönetemediğimiz değişimler için yapabileceğimiz tek şey, değişimin etkilerini kendi yararımıza kullanabilmektir. Yani engelleyemediğimiz rüzgarın gücünden ve yönünden en iyi bir şekilde yararlanabilmektir.

Bazı arkadaşlar, yaşadığımız ve bizzat etkilendiğimiz ya da etkilenmediğimiz halde tanık olduğumuz pek çok olumsuz gelişmelerle karşılaştıklarında hep yakınırlar. Aslında yakınılacak bir şey yok, zira yaşamda her an her şeyin değişmesi ve bunun olumlu ve olumsuz sonuçları olması gayet normaldir. Bundan kaçış yok. Dolayısıyla olumlu olsun olumsuz olsun değişim, gelişimdir, yeni denizlere yelken açmaktır, yeni tohumlar ekmektir. Aksi bir şekilde, bir an “Siz dahil, evrendeki her şeyin, olduğu gibi kalacağını ve hiç bir zaman değişmeyeceğini” düşünün, bakalım şimdiye göre daha mı mutlu, yoksa mutsuz mu olacaksınız? Böyle düşününce neredeyse herkes, her an her şeyin değişmesini, aynı kalmasına tercih etmektedir.

Bunun nedeni, değişimin kayıplarla beraber aynı zamanda gelişim ve gelişim sonucu ortaya çıkan önemli fırsatlar içeriyor olmasıdır. Yani değişim gelişmedir ve gelişme de geleceğe heyecanla bakabilme, yani hayatın ta kendisidir.

                            ENGELLEYEMEDİĞİNİZ RÜZGARIN GÜCÜNDEN YARARLANIN!

Değişimi ikiye ayırmak gerekir: Yönettiğimiz ve yönetemediğimiz değişimler. Hayatımızı etkilese de etkilemese de yönetemediğimiz değişimler için yapabileceğimiz tek şey, değişimin etkilerini kendi yararımıza kullanabilmektir. Yani engelleyemediğimiz rüzgarın gücünden ve yönünden en iyi bir şekilde yararlanabilmektir. Asıl önemlisi, kararını aldığımız gibi faturasını da ödemeye hazır olmamız gereken “yönetebildiğimiz değişimler”dir ve genellikle bunlar hayatımıza yön verir.  Zira yaşam, tercihlerin toplamıdır.

Öyleyse günlük yaşamımızda olsun, işletmelerde olsun, bu iki değişim geleceğe şekil vermektedir. Nihai amacımız, yönetemediğimiz değişim ikliminde; yönetebildiğimiz değişimlerden en iyi şekilde yararlanabilmek olmalıdır.

                                                 DEĞİŞİMİ KAİZEN MODELİ İLE YÖNETİN!

Değişimi yönetmenin en güzel yöntemlerinden biri Kaizen’dir. Japonca’da “kai” değişim, “zen” daha iyiye doğru demektir. Kaizen ise sürekli iyileştirme demektir ve küçük ama sürekli adımlarla iyileştirmeyi hedefler. Kaizen Gelişim Metodolojisi, “Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al” döngüsüne (PUKO) dayanır. PUKO döngüsünde yön hep yukarı doğrudur. Her bir iyileşme adımında önceki sürece göre toplam kalite ve verimlilik artar.

Kaizen yenilikçi olmak ya da inovasyon demek değildir. İnovasyonda genellikle kısa vadede yüksek teknoloji ve büyük yatırımlarla yüksek atlamalı gelişmeler, Kaizen’de ise küçük adımlarla büyük sonuçlar elde etmek vardır. İnovasyonda yaratıcılık ve bireysellik ön planda iken Kaizen’de takım çalışması ve uyum önemlidir. En önemlisi inovasyon teknoloji odaklıyken, Kaizen insan odaklıdır.

Kaizen metodolojisinin amacı, mal ya da hizmet üretiminde tüm israf kaynaklarını belirlemek, analiz etmek ve planlı bir şekilde ortadan kaldırmaktır.(1) İşletmelerde Kaizen çalışması yapmak için öncelikle sorunların belirlenmesinin sistematik bir yapısı kurulmalıdır. Kaizen’e kaynak teşkil edecek konular: Çalışanlar (eğitim, geliştirme, ekip oluşturma, teşvikler), süreçler (iyileştirme, düzeltme, maliyet, müşteri memnuniyeti) , zaman (hız, rekabet)  ve teknoloji (basit olmak, etkin olma) ile ilgili olabilir.

GİRDİLERİ BELİRLEMENİN SİSTEMATİK YOLLARI

Kaizen çalışmalarına kaynak teşkil edecek girdileri belirlemenin sistematik yolları aşağıdaki şekilde olabilir:

• Müşteri şikayetlerinin işaret ettiği sorunlar
• Müşterilerin alımdan vaz geçme nedenleri
• Çalışan müşteri-önerileri sonucu ortaya çıkan sorunlar
• Periyodik ölçüm sonuçlarının işaret ettiği/yoğunlaştığı konular
• Benchmark sonucu ortaya iyileşme fırsatları
• Teknolojik değişimler ve müşteri beklentileri sonucu ortaya çıkan ilave gelişme ihtiyaçları
• Belirtilen bu kaynaklardan ortaya çıkan sorunları öncelikle kabul etmek ve çözümü arzu etmek gerekir. Sonrasında ise para, zaman ve emek maliyeti dikkate alınarak çözümler önceliklendirilmeli ve doğru kişilerle doğru çözüm yöntemleri (Pareto Analizi, Sebep Sonuç Diyagramı, Beyin Fırtınası, 5 S Felsefesi, Kaizen Metriği, Grafikler, Kontrol Tabloları, JIS-Just İn Time vs.) belirlenmelidir.

                       KALİTE ÇEMBERLERİ İLE ÇALIŞMA GRUPLARI OLUŞTURUN!

Sorunların çözümünde, Kalite Çemberleri benzeri çalışma grupları da oluşturulabilir. Konu ve yapılacak işe çözümler üretebilecek uygun ekip kurulması,

• Yönetimin sorunlara karşı duyarlılığı çalışanlar üzerinde olumlu etki yaratır.
• Çalışanların aynı amaç doğrultusunda kenetlenmesini sağlar.
• İşletmeye canlılık-dinamizm katar.
• Tasarruf, verimlilik, müşteri odaklılık, etkili süreç yönetimi bilinci gelişir.
• Çalışanların bilgi ve beceri düzeyleri gelişir, birimler/kişiler arası bilgi etkileşimi artar,
• Olumlu sonuçlar elde edilmesi sahiplenme duygusu ve motivasyonu artırır.
• Kazanımların sürdürülebilirliği ve bir sonraki kuşaklara aktarılması sağlanır.

Kaizen çalışması üretimde hataları azalttığı gibi; iş kazaları, arıza sayıları ve müşteri şikayetlerini de önemli ölçüde azaltabiliyor. Fadime Çoban’ın araştırmasına göre (2), Mercedes_Benz Türk; “kaizen” yöntemiyle üretim kapasitesini %83 artırdı, üretim sürecini %45 iyileştirdi, malzeme stoklarını %30 aşağıya çekti. Aynı araştırmaya göre Vitra Seramik; işçi verimliliğini %80 – %140 aralığında artırmış, enerji kullanımında ise %70  tasarruf sağladı. Yine Oyak Renault, Öneri Sistemi sayesinde çalışanlardan bir yılda 10712 adet öneri almış ve bunların 7618 (%75) adedini kabul ederek yaklaşık 1 milyar Euro tasarruf sağladı, bunun %10’unu da öneri sahiplerine dağıttı.

Sonuç olarak, ölçerek yönetmenin de gereği olarak, küçük adımlarla büyük sonuçlar elde edilmesi için üst yönetim ve çalışanların istek ve desteğiyle, uzun vadeli ve kalıcı iyileştirmeler elde etmek için Kaizen anlayışını uygulamak kaçınılmazdır. Zira “hiçbir şey iyileşmeyecek kadar mükemmel değildir”.(2)

• Fatih Çelik (İsdemir’de Kaizen yaklaşımı)
• Capital Dergisi
• trex.com.tr

Şaban Çağıran

Denizbank Ekspertiz, Menkul ve Gayrimenkul

Grup Müdürü

cagiran@turcomoney.com