Paylaşım ekonomisine önemli bir katkı: Fikirlerin paylaşımı

İbrahim Aybar

-Fikir paylaşımı şirketlerde ve örgütlerde bilinçli bir çalışan kitlesi oluşturuyor. Maliyet ve zaman kaybı azalıyor, çalışan verimliliği artıyor. Fikir, başarı ve deneyimler paylaşılarak işin felsefesine katıldıkça şirket içinde şeffaflık artıyor, örgütsel başarının yolu açılıyor.

–Şirketler, intranet ağı aracılığıyla fikir paylaşımı platformlarını kendi içlerinde kurdukları gibi, kullanmadıkları iş potansiyelini de hayata geçirebiliyor. Böylece fikir paylaşımı bilinçli, işine bağlı ve verimli bir çalışan kitlesi oluşturuyor. Bu çalışanların bulunduğu işyeri daha karlı ve verimli yapıya kavuşuyor.

–Fikir paylaşımı isteği hiyerarşinin en üst seviyesinden gelmeli. İş liderleri ve yöneticiler uygun mesajlarla yaratıcı düşünce sahiplerini cesaretlendirmeli ve ödüllendirmeli. Çalışanlara fikirlerini test edebilecekleri alanlar tahsis edilmeli. Birlikte sorunlar çözülmeli.

–Bazen saçma fikirler de ortaya çıkabilir. Bunları açık yüreklilikle kabul ederek yaratıcı düşüncelerin önü açılmalı. Tüm bireyler iş hedefleri hakkında bilgi sahibi olduklarında anlamlı katkı yapabiliyorlar. Çalışanlar iş parametrelerini öğrendikçe fikir paylaşımına daha çok katkı veriyorlar.

Hepimiz biliriz: Bir elin nesi, iki elin sesi deriz. Akıl akıldan üstündür diyerek devam ederiz. Birçok işkolu, çalışma ortamında fikir paylaşımını teşvik ediyor. Ya beyin fırtınası toplantıları yapılıyor, ya da grup çalışmaları düzenleniyor. Dış ortamdan yalıtılmış salonlarda çalışma grupları bir araya gelerek karşılıklı tartışıyor ve iş bölümü yapıyor. İşi şansa bırakmak yerine, fikir paylaşımı ile işin yapılma şekli başka bir yöne evrilebilir mi? sorusuna yanıt aranıyor.

Gruplar ortak akıl oluşturarak işyerinde çalışanların bundan yararlanmasına çalışıyor. Bu şekilde çalışanların içinde yenilikçilik ve yaratıcılık kültürü gelişiyor. Aynı mesleği yapanların görüşlerini paylaşmaları ve farklı deneyimleri birbirlerine aktarmaları ile yaratıcı düşünce gelişiyor. Sorunların çözümü ve taze fikirlerin ortaya çıkması kolay oluyor. Ortaklaşa hedefe varılması çalışanlara hem bir ödül, hem de eğlence oluyor.

Her zaman gördüğümüz gibi, iş yeri sahipleri ve üst yöneticiler çoğu kez ön safta çalışanlar gibi müşterilerle günlük temas içinde olamıyorlar. Onlar, iş yerine stratejik yön vermek ve bütçeleri tutturmakla yükümlüler. Ancak müşterilere ürünü veya hizmeti satanlar ön safta bulunan müşteri temsilcilerinden başkası değil. Dolayısıyla müşteriyi iyi anlamak, sorunlarını bilmek onların işi.

FİKİR PAYLAŞIMI YAPILAN ORTAMLAR ÇALIŞANLARA DEĞER VERİLDİĞİ MESAJINI DA VERİYOR

O zaman, ön saftaki bu çalışanların fikir ve görüşlerini almak, müşteri odaklı iyileşmeye ve doğal olarak pazarda daha iyi konumlanmaya destek oluyor. Çalışanların katılımını sağlamak işyerleri için son derece önemli. Fikir paylaşımı yapılan ortamlar çalışanlara değer verildiği mesajını da veriyor.

Çalışanlar işe aktif olarak sahip çıkmaları için cesaret buluyor. Sürekli öğrenmeye yönelten iş ortamları desteklendikçe çalışanların duygusal bağı ve aidiyeti artıyor. Daha yenilikçi ve yaratıcı oluyorlar. Bu sayede iş yerinin markası daha çok bilinir ve tercih edilir oluyor. Aynı zamanda fikirlerin paylaşılması şirketlerde gelir artışı anlamına geliyor. İşlemlerde yapılan iyileşmeler ve maliyet azaltıcı adımların yanı sıra müşterilerin memnuniyetinin artması şirketlere daha fazla kârlılık sağlıyor.

Peki bunun için ilk adım olarak ne yapmalı? Fikir paylaşımı isteği hiyerarşinin en üst seviyesinden gelmeli. İş liderleri ve yöneticiler uygun mesajlarla yaratıcı düşünce sahiplerini cesaretlendirmeli ve ödüllendirmeli. Çalışanlara fikirlerini test edebilecekleri alanlar tahsis edilmeli. Birlikte sorunlar çözülmeli. Bazen hatalar veya saçma fikirler de ortaya çıkabilir.

ÇALIŞANLAR İŞ PARAMETRELERİNİ ÖĞRENDİKÇE FİKİR PAYLAŞIMINA DAHA ÇOK KATKI VERİYORLAR

Bunları açık yüreklilikle kabul ederek yaratıcı düşüncelerin önü açılmalı. Çalışma gruplarının tüm bireyleri iş hedefleri hakkında bilgi sahibi olduklarında anlamlı boyutta katkı yapabiliyorlar. Çalışanlar iş parametrelerini öğrendikçe fikir paylaşımına daha çok katkı veriyorlar.

Elbette çalışmaların sonunda fikir paylaşan çalışanlara geri bildirim sağlamak son derece önemli. Örneğin bir şirketin sosyal medya profilini yükseltmek için kurulan ortak çalışma grubu, gösterdikleri gayretlerin sonucunda ne kadar yeni takipçinin kazanıldığını bilmeli.

Bu sayede somut ilerleme sonuçları paylaşıldıkça grup üyesi, çalışanlar daha çok fikir üretmeye ve yenilikçi olmaya devam ediyorlar. Böylesine katkı yapan çalışanlara şirketlerin üst yönetimleri bir teşekkür mektubu ekinde restoran fişi veya hediye kontör gibi jestler yaparak takdirlerini iletiyorlar. Doğal olarak bu küçük jestlerin moral değerlere ve kurum kültürüne çok daha büyük katkıları oluyor.

Günümüzde teknoloji, çalışırken fikirlerin paylaşımını mümkün hale getirdi. Son 20 yılda çalışma alanlarında da önemli bir değişim yaşanıyor. Esnek çalışma günümüzde oldukça popüler.

ŞİRKETLER, İNTRANET AĞI ARACILIĞIYLA FİKİR PAYLAŞIMI PLATFORMLARINI KENDİ İÇLERİNDE KURUYOR

ABD Nüfus Sayım Bürosu istatistiklerine göre ABD’deki çalışan nüfus içinde 4,7 milyon çalışan evden yarı zamanlı çalışıyor.  Şirketler, kurdukları intranet ağı aracılığıyla fikir paylaşımı platformlarını kendi içlerinde kurdukları gibi, bu sayede kullanmadıkları iş potansiyelini de hayata geçirebiliyorlar.

Entegre ofis interneti olan intranet, fikir paylaşım platformları üzerinde birçok avantaj sunuyor. Kısaca;

• Dahili ya da harici olarak daha basit dosya depolaması yapan doküman yönetim sistemi sağlıyor.
• Yeni blog ve makaleler daha zengin içerikler olarak dahili iletişime alınıyor.
• On-line soru ve anketlerle çalışanların görüşleri toplanabiliyor.
• Önemli tarihler ve etkinlikler hakkında çalışanlar bilgi sahibi oluyor.
• Otomatik on-line formlar iş akışını sağlıyor.
• Bilgi yönetim sistemleri sayesinde kurumsal bilgi yönetimi ve transferi yapılıyor.

PARLAK FİKİRLER BLOĞU İLE ÇALIŞANLAR İŞLERİYLE İLGİLİ FİKİR PAYLAŞIYOR

Tüm çalışanlar kendi kişisel bilgisayarlarından intranete ulaşabiliyor. Üyelik alarak sisteme giriş yapıyor. Her işlem tek bir platformda yapılabiliyor. Örneğin Mali İşler bölümünde çalışan bir uzman, Excel üzerinde bir sorunu çözdüğünde bunu intranete koyuyor. Diğer çalışanlar intranet üzerinden kısa bir araştırma ile bu çözümü görüyor ve gerektiğinde yararlanabiliyor.

Elbette intranet üzerinden sanal olarak öneri kutusu oluşturmak da mümkün. Böylece çalışanların tümü kutuya konan önerileri görebiliyor ve onları kendi katkılarıyla geliştirebiliyor.

Bir başka intranet uygulaması da parlak fikirler bloğu. Bu blog ile çalışanlar işleriyle ilgili görüş iletebiliyor, soru soruyor ya da fikir paylaşıyor.

FİKİR PAYLAŞIMI YAPAN KİTLELERİN SAĞLADIĞI 9 FAYDA

Özet olarak fikir paylaşımı yapan kitlelerin sağladığı faydaları 9 bölümde toplamak mümkün:

1. Öğrenim kültürünü beslemek: Bilgi ve fikir paylaşımı ile başarılı örneklerin paylaşıldığı şirketlerde beceriler ortaya çıkıyor ve bu sayede iş yapma şekilleri değişebildiği gibi çalışanların performansı artıyor.
2. Bilgi eksikliklerini tespit ederek gidermek: Şirketlerde çalışanların bilgi ve fikirleri paylaşıldıkça yöneticiler şirket içinde hangi yönde bilgi eksiği olduğunu görebiliyor. Bunun giderilmesi için çözümler geliştiriyor. Böylece şirketlerin üretkenliği ve verimliliği artıyor.
3. Yaratıcı ve yenilikçi fikirlerin ortaya çıkması: Çalışanların yaratıcı ve yenilikçi fikirleri paylaşım ile tanınıyor. Yöneticiler bunları iş yöntemlerine dahil ederek şirketin performansını ve gelirini artırabiliyor.
4. Daha isabetli karar verebilme: Bir müşteri sorunu ile karşılaşıldığında bunu çözümü için daha önce deneyimi olan çalışanların fikirleri çok önemli oluyor. Bu fikirler paylaşıldığında daha isabetli ve daha çabuk karar verilebiliyor. Dolayısıyla şirket performansı ve üretkenliği artıyor.
5. Verimliliğin ve rekabetçiliğin artması: Her bir çalışan aslında zaman kaybını önemli ölçüde azaltan çözümler geliştirebilir. Bütün mesele, bu çözümü sağlayacak fikri ondan alabilmek. Başarılı uygulama örnekleri ve bunu başaranların fikirleri sayesinde zaman kaybı azaltılabilir. Tüm çalışanlar bu fikirlerden istifade edebilir. Çalışanlar rahat tartışma ortamları sağlandığında beyin fırtınalarıyla fikirlerini ortaya çıkarıp şirketlerine büyük katkı yapabilirler.
6. Kurumsal birlikteliğin desteklenmesi: Özel bilgi paylaşım platformları ile bilgiler güvenli alanlarda saklanır ve sadece yetkili olanlar tarafından bu bilgilere ulaşılabilir. Kurumsal bilgi yönetimi ile çalışanların bu bilgileri güvenli ortamlarda paylaşarak birbirleriyle uyumlu bir bilgi düzeyinde olmaları sağlanabilir.
7. Çalışanların dahili olarak belirli bilgi düzeyine ulaşması: Fikir ve bilgiler paylaşıldıkça çalışanların tamamı belirli bir bilgi düzeyine ulaşır. Bilindiği gibi müşteriler sosyal medya üzerinden korkusuzca kendi fikirlerini paylaşabiliyorlar. Çalışanların bu konuda belirli bilgi düzeyinde olması şirketleri hazırlıklı tutuyor. Müşterilerin beklentisi olan konularda tatmin edici düzeyde hizmet sunmaları mümkün oluyor.
8. Know-how kaybının azaltılması: Her bir şirketin değeri, sahip olduğu know-how ile belirlenir. Fikirler paylaşıldıkça yeni know-how zenginlikleri ortaya çıkıyor ve şirket değeri artıyor.
9. Maliyet ve zaman kaybının önlenmesi: Çalışanlar fikirlerini paylaştıkça sadece akıllarında olan değerli bilgileri değil, aynı zamanda deneyimlerini ve başarılarını da paylaşmış oluyorlar. Böylece kendilerinden öncekilerin yaptığı hatalardan arınma imkânı çıkıyor. Dolayısıyla en uygun çözüm en uygun zamanda bulunabiliyor. Müşteri sorunlarının çözümü için harcanan zamanı kazanmak, problem çözümü için yapılan maliyeti de önlüyor. Fikir paylaşımı sonuç olarak şirketlerde ve örgütlerde bilinçli bir çalışan kitlesi oluşturuyor. Maliyet ve zaman kaybı azalıyor, çalışan verimliliği artıyor. Fikir, başarı ve deneyimler paylaşılarak işin felsefesine katıldıkça şirket içinde şeffaflık artıyor, örgütsel başarının yolu açılıyor.

Sonuç olarak fikir paylaşımı bilinçli, işine bağlı ve verimli bir çalışan kitlesi oluşturuyor. Dolayısıyla bu çalışanların bulunduğu iş yeri daha karlı ve verimli yapıya kavuşuyor, değeri yükseliyor.

Hep birlikte paylaşarak üretmek ve gelişmek dileğiyle…

M.İbrahim Aybar

Renault Eski Genel Müdürü

aybar@turcomoney.com