Seçimler ve Hatalar – Proje takımı oluşturulması!

Batuhan Kocaoğlu

İş hayatımızda onlarca konu, yüzlerce alt başlık. Bunların çoğunu sistematik şekilde ele aldığımızda, bir proje çerçevesine oturuyor. Malumunuz proje olarak tanımlayabilmek için, bir başlangıç ve bitişi olan bir çalışma söz konusu.

İş hayatımızda onlarca konu, yüzlerce alt başlık. Bunların çoğunu sistematik şekilde ele aldığımızda, bir proje çerçevesine oturuyor. Malumunuz proje olarak tanımlayabilmek için, bir başlangıç ve bitişi olan bir çalışma söz konusu. Bunun da zaman, maliyet, kapsam ve kalite sınırlamaları içerisinde gerçekleştirilmesi beklenir. Bu çalışmaları gerçekleştirirken genelde birden fazla iş arkadaşımızla çalışıyoruz. Bazısı firmamız içinde, bazısı dışarıdan. Aslında işin başarısını etkileyecek en ciddi faktörlerden biri, beraber çalıştığımız bu arkadaşlar. Öyleyse, doğru arkadaşlarla yola başlamak gerekli oluyor.

KURUMSAL YAZILIM

Bir kurumsal yazılım implementasyonun firmada başarılı olası için, kaliteli bir proje takımının kurulması gereklidir. Aksi yönde, hatalı şekilde seçimlerle oluşturulan proje ekibi, proje sürecinde büyük sıkıtı yaşayacak ve yaşatacaktır. Proje ekibinin, “başarısızlık faktörleri” içerisinde öneli bir yeri vardır ve proje yönetiminin en önemli alt başlıklarındandır. Hatta proje takımınızı belirlemeden, yazılım seçimi işine girmeyiniz demek mümkün. Peki takım seçiminde, ne tip hatalar karşımıza çıkıyor? Bunların üzerinden geçelim.
Takım üyelerinin, ilgili işletmedeki tüm fonksiyonları temsil etmemesi: Kurumsal yazılım, adı üzerinde, kurumumuzun işlerini yönetmemizi, iyleştirmemizi sağlayacak. Her departmandan hiç değilse bir temsilci bulunmalıdır.
Proje yöneticisinin “yarı” zamanlı görev alması: Özellikle küçük işletmelerde karşımıza bu sorun çıkmaktadır. Ama büyük firmaların da bazıları, bu hatalı yola girmektedir. Proje yöneticisinin kendi başına yapacağı işler ve diğer kişilerin görevlerini koordine etme gibi, yelpaze misali büyüyen bir iş alanı vardır. Ayrıca yürütme komitesine veya üst yönetime karşı da sorumludur, sıklıkla raporlar sunmalıdır. Bunlar ciddi emek ve zaman alan şeylerdir. Gün boyunca ERP tedarikçisi danışmanlar ile iletişim kuracak, bu bilgileri işletmeye kazandıracaktır. Proje yöneticisi, plana bağlı kalındığını denetlemelidir ve sıkıntılı durumlarda gerekirse üst yönetimin devreye girmesini talep etmelidir. Proje sürdüğü sürece, bu tip işler bitmeyecektir.
Proje sponsorunun ortalıkta gözükmemesi: Proje sponsoru, proje yöneticisi ve üst yönetim arasındaki bağlantıyı sağlamalıdır. ERP proje yöneticisi ile aktif olarak etkileşimde bulunmalı, projenin hedefinden ve kapsamından çıkılmadığını denetlemelidir. ERP takımı ve ERP danışmanları arası anlaşmazlıklarda, üst yönetim olmanın nüfuzunu kullanır . Sponsor, proje takımının gözünün önünde firma vizyonunu sürekli tutmalıdır, böylece gereksiz yerlerde kaybolmalarının önüne geçilir. Bu iş, el etek çekilmeyecek kadar önemlidir.
Dış ERP danışmanlarına çok fazla güvenilmesi: ERP takımında, herkesin bir görevi ve sorumluluğu vardır. Danışmanlar daha çok, tavsiye veren durumunda olmalıdır. Daha önce pek çok projede görev almışlardır ve bu tecrübeler ciddi fayda sağlar. Ama sonuçta, sizin işletmenizde ilk kez çalışıyorlar. ERP takımı muallak konuları, danışmanlar ile netleştirmelidir. Danışmanlar soruları cevaplamalıdır ama konuda sapıp, tüm günlük sorunların detayı üzerinde, tek tek hata düzeltme işine girilmemelidir. Yoksa çok pahalıya patlayacaktır.

Proje takım elemanı müdür olması: Müdürlerin işi, işleri yönetmek, karar almak. Zamanları da kısıtlı. Burada bize işin operasyonun içinde olan, günlük sorunları bizzat yaşayan, aynı zamanda çözüm önerileri olan arkadaşlara ihtiyaç var. Ekip üyesi, onay gerektiren durumlarda müdürüne dönmelidir.

Proje takım elemanın negatif kişilik özelliği: Pozitif, problem çözmeye hevesli, mevcut durumunu sorgulayan ve çözüm önerileri geliştirebilene kişiler tercih edilmelidir.

Proje takım elemanının firmada geçmişi olmaması: Kişiler firma dinamiklerini özümlemiş artı ve eksi yönleri ile süreçlere ve insan odaklı durumlara hakim olmuş olmalıdır. Farklı iş süreçleri hakkında da, bilgi sahibi olmalıdır.

Sonuç: Pek çok iş uygulaması seçimler ile başlar ve bu seçimlerin sonucuna göre, işler iyiye ya da kötüye doğru yol alır. Doğru yol arkadaşları işe başlamak, hem işinizin başarısını artıracak, hem de sürecin daha keyifli geçmesini sağlayacaktır. Seçimlerinizde başarılar.

Kaynaklar:

[1]  J. Ram, D. Corkindale ve M.-L. Wu, «Implementation critical success factors (CSFs) for ERP: Do they contribute to implementation success and post-implementation performance?,» Int. J. Production Economics, no. 144, p. 157–174, 2013.

[2] P.-F. Hsu, «Commodity or competitive advantage? Analysis of the ERP value paradox,» Electronic Commerce Research and Applications, no. 12, p. 412–424, 2013.

[3] URL01, «Implementation Is All About People,» 180 Systems, [Çevrimiçi]. Available: http://www.180systems.com/articles-and-research/erp/ImplementationPeople/. [ tarihinde erişilmiştir28 01 2017].

[4] T. Miller, «4 Common Mistakes when Assembling an ERP Project Team,» ERP Focus, 12 09 2014. [Çevrimiçi]. Available: http://www.erpfocus.com/four-common-mistakes-when-assembling-an-erp-project-team-2774.html. [ tarihinde erişilmiştir26 01 2017].

Doç. Dr. Batuhan KOCAOĞLU

batuhan.kocaoglu@gmail.com

Piri Reis Üniversitesi – Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü