Suyun üzerine yazılan yazı!

Şaban Çağıran

Kurumsal olmayan işletmelerde ya da kurumsallığa inanmayan yöneticilerin yer aldığı şirketlerde, pek çok süreç kayıtlara, yazılı onaylara bağlanmadan yürütülür. Bu durum kurumlara büyük zarar verir. İşte bir benzetmeden alınacak büyük dersler…

Güzel bir benzetme vardır. “Söz, suyun üzerine yazılan yazıdır”. Gerçekten öyle. İstisnaları saymazsak, iş hayatında çoğunlukla böyledir.

Bu nedenle, onaylanan konular, süreçler hep dokümante edilir, kayıt altına alınır. Bunun için dev arşivler oluşturulur ve yıllarca yasal süreler dahilinde tüm kayıtlar saklanır. çünkü “Kalite, kayıt demektir.” Kayıt tutmamanın maliyeti gerek şirketler ve gerekse şahıslar açısından çok ama çok pahalıya mal olabilir.

Kurumsal olmayan işletmelerde ya da kurumsallığa inanmayan yöneticilerin yer aldığı şirketlerde, pek çok süreç kayıtlara, yazılı onaylara bağlanmadan yürütülür. Bu durum, ters bir durum, zarar ya da sorumluluk gerektiren bir sonuç ile karşılaşıldığında çoğu kez sıkıntı verir. . özellikle de yazılı talimat alıp, uygulayan kişiler tarafından bu durum çekilmez olur. Bu atmosfer , çoğu kez çalışanın şirkete ve üstlerine olan güvenini zedeleyeceği gibi, kurumlarına olan bağlılığını da zedeleyecektir.

İş hayatında konumuzla ilgili o kadar çok örnek var ki… Bir işletmede hatalı bir işlem ortaya çıkar. Ortada bir maliyet/zarar vardır. Bir müfettiş gelip hesap sorduğunda, eğer ortada onaylı/yazılı bir kayıt yoksa, herkes farklı bir şey söyler ve çalışanlar topu bir birine atarlar. çoğu kez talimatı veren iş yoğunluğundan konuyu tam olarak hatırlamıyordur. Genel olarak işi en son yapan hesabı vermek, bedeli ödemek zorunda kalır.

Mesela, yıllar önce 2001 krizinden sonraki dönemde bir şirkette çalışırken yönetimle anlaşamayınca işten ayrılma kararı almış ve bunu kendileri ile paylaşmıştım. Bir başka şirketle iş görüşmesi yapmaya gittim Kurumsal olmayan ama kurumsal olma ihtiyacını farketmeye başlamış bir şirketti. Genel müdür arıyorlardı. Görüştük, bir daha görüştük. Görüşme karşılıklı olarak olumlu geçti… Şartları konuştuk. Anlaştık. Buraya kadar her şey yolunda gitti. Sonra müstakbel patrona, konuştuğumuz şartları yazılı hale getirerek bir sözleşme yapalım dedim. Olur dedi.. Konuştuklarımızı yazıya döktüğümde, şifahen söylediklerinin yarısını inkar etti. Ya da ben böyle dememiştim, bunu kastetmemiştim gibi sözler ifade etti . Anlaşma oluşmadı. Ben de görevi kabul etmedim, vazgeçtim.

İşte alın size suyun üzerine yazılmış bir söz.

İşin belgeye, onaya, yazılı dokümantasyona bağlanmaması sadece çalışanlar açısından değil, işletmeler açısından da çok sakıncalı sonuçlar doğurabiliyor. Mesela, kararların mevzuat haline getirilmemesi, konuya ilişkin açık ve anlaşılır yönetim kurulu kararlarının alınmaması çoğu kez uygulamada sorun oluşturabiliyor. Mevzuat ve kurallar net olmayınca işler ister istemez şifahi karar ve taliamtlarla yürümeye başlıyor. Her şey yolunda, işler iyi iken sorun olmuyor ama en ufak bir hatalı işlem/zarar durumunda kimse hatayı üzerine almıyor. Ssahiplenmiyor. Suçu herkes birbirinin üzerine atıyor.

Diğer yandan, bu kayıtların muhafaza edilmemesi de aynı şekilde önemli sorunlar meydana getirebilmektedir.

Yapılması gereken işletmenin iş süreçlerini dökümante ederek, yazılı kurallar getirmek. Onay mekanizmasını olabildiğince otomasyon üzerinden yapmak. Bu olmuyorsa, yazılı onay sistemi kurmak. ççalışanların şifahi talimatla iş yapmalarının önüne geçecek bir yapı hayata geçirmektir.. Bütün bunları oluşturarak, organizasyon yapısının gözden geçirilmesinden tutun da görev tanımları ve iş akış prosedürlerinin de bu kapsamda ele alınması gereir.

YAPMIYOR OLMANIN MALİYETİ DAHA YüKSEK
Yazılı dokümantasyon ya da kayıtlara dayanmanın elbette bir maliyeti olacaktır. Ama daha önceki yazılarımızda da ifade ettiğimiz gibi , bunu yapmıyor olmanın maliyeti çoğu kez daha yüksektir.

Şimdi oturup düşünmek gerek. İşi/süreçleri yazılı ve mevzuata dayalı bir onay sistemi ile mi yoksa suyun üzerine yazılarla mı yapalım. Tercih yönetici ve patronların.
Suyun üzerine yazılan yazıya göre işlem yapanlar mı? Onlar mutsuz… Güvensiz..!