Yetki mi, sorumluluk mu?

Şaban Çağıran

-İşletmeler büyüdükçe görev, yetki ve sorumlulukların yazılı hale getirilerek tanımlanma ihtiyacı artar. Büyük kurumsal yapılar ile özellikle küçük hataların büyük sonuçlar doğurduğu sektörlerde bu durum daha da önem kazanır. Zira bir yandan büyüklüğü, diğer yandan riski yönetmek zordur. Yetkilerin belirli durumlarda astlara devri gerekir.

–Yetkilerin belirli kişilerde/üst pozisyonlarda toplanması o kişilerde;  iş yükünü artırır, verimliliği/motivasyonu düşürür ve hatta suistimale sebep olabilir. Bu nedenle yetki ve sorumluluklar, işlerin en etkin bir şekilde yürütüleceği biçimde devredilmelidir. Görev, yetki ve sorumlulukların denetimi de ihmal edilmemelidir. Zira devir edilen yetkilerin iyi niyetli, kontrollü ve işletmenin amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığı önemlidir.

Kendi dükkanında tek başına çalışan bir bakkal, işiyle ilgili sonsuz yetkiye sahip olduğu gibi, sonsuz da sorumluluğa sahiptir. Zarar ederse, iflas etmesi sonucu ortaya çıkan zararın; kar ederse, büyümenin getirdiği ek yükümlülüklerin sorumlusu kendisidir. Bilir ki zarar ederse borçlarını ödeyemeyecek, ailesini geçindiremeyecek, ortaya çıkacak tüm zarara katlanarak belki de ticari yaşamı son bulacaktır. Bu nedenle, zarar etmemek için elinden gelen tüm dikkati gösterecektir.

Söz konusu bakkal dükkanının büyüdüğünü ve artık tek kişi ile faaliyetlerinin yürütülemediğini, bu nedenle bir kişinin daha istihdam edildiğini düşünelim. Bu durumda patron, yine zarar ve oluşacak yükümlülüklerden sorumlu olmaya devam edecektir. Ancak artık dükkanda ikinci bir kişi çalıştığı için bazı yetkileri bu kişiye devretmesi gerekecektir. Çalışanına sadece yetki devredip sorumluluk vermez ise çalışan personel; sattığı ürünleri yarı fiyatına satabilir, teminat almadan borç verebilir, bedelini tahsil edemeyebilir… İşletmeye büyük zarar verebilir. Bunu önlemek için sadece yetki değil, verilen yetki çerçevesinde sorumlulukların da devir edilmesi gerekecektir.

YETKİ, GÜÇ VE OTORİTEDİR

Yetki; kısaca bir işin yapılabilmesi veya bir amaca ulaşılabilmesi için yönetici ve/veya çalışana tanımlanan yasal bir haktır. Kısaca, gerekenin yapılmasının başkalarından istenebilmesi hakkıdır. Buna dayalı olarak, yetkilendirilmiş olan çalışan bir karar alır ve bu kararı uygulatır. Yetki, güç ve otoritedir. Yetki; en tepedeki genel müdürden, en alttaki çalışana kadar tüm çalışanlara işin durumuna göre ayrı ayrı verilebilir. Yetki yazılı olarak verilmeli ve sınırları net olarak tanımlanmalıdır.

Sorumluluk ise verilen işin en uygun bir şekilde ve zamanında yapılabilmesi ve/veya yapılamaması halinde ortaya çıkan zarara karşı sorumlu olma şeklinde tanımlanabilir. Sorumluluk da yazılı olarak tanımlanmış ve sınırları net olarak ortaya konmuş olmalıdır.

RİSKİ YÖNETMEK ZORDUR

İşletmeler büyüdükçe görev, yetki ve sorumlulukların yazılı hale getirilerek tanımlanma ihtiyacı artar. Büyük kurumsal yapılar ile özellikle küçük hataların büyük sonuçlar doğurduğu sektörlerde bu durum daha da önem kazanmaktadır. Zira bir yandan büyüklüğü, diğer yandan riski yönetmek zordur.

Yetkilerin belirli durumlarda astlara devri ihtiyacı da hasıl oluyor. Yetkilerin belirli kişilerde/üst pozisyonlarda toplanması o kişilerde;  iş yükünü artırır, verimliliği/motivasyonu düşürür ve hatta suistimal olasılığını da beraberinde getirir. Bu nedenle yetki ve sorumluluklar, işlerin en etkin bir şekilde yürütüleceği biçimde devredilmelidir. Diğer yandan; görev, yetki ve sorumlulukların denetimi de ihmal edilmemesi gereken önemli bir konudur. Zira devir edilen yetkilerin iyi niyetli, kontrollü ve işletmenin amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığı önemlidir.

YAZILI VE TANIMLANMIŞ YETKİ OLMADAN DA SORUMLULUK ALINIP LETKİ KULLANILABİLMEDİLİR

Yetki devrinde; yetki devrinin konusu (adet, miktar, tutar vs. ), süresi, devredilen kişinin niteliği vs. dikkatlice seçilmelidir. Sorumluluğu alabilecek kişilerin yetkilendirilmesine dikkat edilmelidir.

Olağan dışı ve zorunlu durumlarda (geç kalınmasına tahammül olmayan) yazılı ve tanımlanmış yetki olmadan da sorumluluk alınıp yetki kullanılabilmelidir. Bu durum tamamen yöneticinin niteliği ve proaktif yaklaşımına bağlıdır.

Bazı işletmelerde, yöneticilere ya aşırı yetki verilip sorumluluk verilmemekte ya da sorumluluk verilip yetki verilmiyor. Birincisi işletme sahibi için, ikincisi ise çalışan için oldukça olumsuz bir durumdur. Eğer bir yönetici çalışandan yüksek düzeyde performans bekleniyorsa yetki ve sorumluluk birlikte verilmelidir. Örneğin, indirim ya da vade yetkisi olmayan bir satış yöneticisinin başarılı olması çok zordur.  Aynı yöneticiye belirli limitlerle, tanımlanan kişilere borç verme yetkisi dahi verilebilir. Aksi halde müşteri memnuniyeti ve de dolayısıyla satışlar düşecektir. İşletme buna razı ise sorun yoktur, ancak büyümeyi hedefleyen bir işletme için belirli yetkilerin ve de sorumlulukların tanımlanması şarttır.

MASUM İNSANLARIN YOKSULLAŞMADAN SORUMLU OLMAMALARI GEREKİYOR   

İşletmeler için anlatılan bu durum ülke yönetimleri için de geçerlidir. Yıkılan binaların yapımına ve/veya kontrolüne onay verenlerin depremin sonuçlarından, ekonomiyi kötü yönetenlerin ülkece üstlenmek zorunda kaldığımız zararlardan, vergi barışına onay verenlerin vergisini ödeyenlerin psikolojisinden ve uğradığı zararlardan, çalan-çırpanların masum insanların yoksullaşmasından sorumlu olmaları gerekiyor. Aksi halde “yetki var, sorumluluk yok” durumu ortaya çıkmaktadır. Bunun için de adalet, hak, hukuk sisteminin iyi işlemesinin sağlanması gerekiyor. Aksi halde, böylesi bir atmosfer, zarar vereni de zarar göreni de önünde sonunda cezalandıracaktır.

Şaban Çağıran

Bankacı-Denetçi

cagiran@turcomoney.com