Yetki verilir mi, alınır mı?

Şaban Çağıran

Yetkinin, yetkiyi devir alan tarafından kullanılması gerekir. Gerektiği zaman yetkinin kullanılmaması, yetkisizlik gibi algılanabilir ya da yetkisizlikle aynı sonucu doğurabilir.

İşletmelerde işlerin ortada/sahipsiz kalmaması ve de adil bir iş dağılımı için görev tanımlarının oluşturulması gerekir. Böylece, sahipsiz işlerin yaratacağı kayıplar ile görev karmaşası en aza indirilmiş olur. Ancak, bu tek başına yeterli değildir. Etkin sonuçlar elde edilmesi için çalışana yetki ve sorumluluk da verilmelidir. Yetki ile sorumluluk birbirini tamamlayan iki önemli unsurdur. Bu yazıda esas olarak yetki konusunu ele alacağız.

Türk Dil Kurumu’na göre, yetki;  bir görevi, bir işi yasaların verdiği imkanlara göre, belirli şartlarla yürütmeyi sağlayan hak, salahiyat, mezuniyettir. Yetki, gücün ifadesidir. Güç ise verilen işin en iyi şekilde yapılması ve yaptırılması sonucunu doğuran önemli bir faktördür. Tıpkı ordudaki gibi, yukarıdan aşağıya yetki silsilesi olması, işletmelerde işin sağlıklı bir şekilde yapılması için zorunluluktur. Aksi halde, yani yöneticilerde iş yaptırma erkinin olmaması, işin ya hiç yapılmamasına neden olur ya da zamanında ve doğru bir şekilde yapılmasını engeller. Dolayısıyla, her çalışan kendi işinin lideri olmalıdır. Bunun için de mutlaka işin mahiyetine göre yetkilendirilmelidir.

Yetkinin, yetkiyi devir alan tarafından kullanılması gerekir. Gerektiği zaman yetkinin kullanılmaması, yetkisizlik gibi algılanabilir ya da yetkisizlikle aynı sonucu doğurabilir. Bu durum, işlerin beklenildiği şekilde yürümemesi ile eşdeğer olup, doğurduğu sonuç gerek müşteri ve gerekse işletme bakımından olumsuzdur.

YETKİ AŞIMI RİSKLİ

Yetki aşımı, verilen yetkiden daha fazlasının yapılması durumudur. Bankacılıkta şubeye tahsis edilen kredi limitinden daha fazlasının müşterilere kullandırılması, indirim yetkisinin fazlasıyla kullanılarak satıştan zarar edilmesi, verilen harcama limitinden daha fazlasının harcanarak işletme giderlerinin aşırı artırılması durumları buna örnek olarak verilebilir. Yetki aşımı daima risklidir. Yetki aşımına neden olunması bir şekilde mutlaka önlenmelidir.

Yetkinin belirli ellerde toplanarak, üst-alt yöneticilere yetki verilmemesi de işletmeler için son derece tehlikelidir. Bu durum, çoğu zaman gerek üretim sürecinde ve gerekse müşteri karşısında yöneticilerin oldukça zor durumda kalmasını sağlar. İşi tamamlanmayan müşteri, “burada yetkili kimse yok mu?” diye bağırır, çalışan da “beyefendi, yetkim yok ben ne yapabilirim” diye yanıt verir. Bu durum hem çalışanı, hem de müşteriyi mutsuz eder, sonuçta işletme zarar görür.

YETKİ KARŞAMASI…

Bir işe birden fazla yetkili tayin etme durumu var ki o da yetki karmaşasıdır. Hani, bir olay olduğunda hem jandarma ve hem de polis yetkili olduğunda kime başvuracağınızı şaşırırsınız ya işte o durum. Birine gidersiniz, diğerini işaret eder, muhatap bulamazsınız ya da olaya her ikisi de müdahale eder, yine sonuç karmaşa olur.

Kendisine yetki verilmediği halde, yeterliliğine herkesi inandırarak, bir kimsenin kendisine sağladığı itaat ve güven, otorite, sulta ve velayet durumu olarak tanımlanan yetke (*) de bazı çalışanlarda zaman zaman rastlanılan bir durumdur. Yetke, çoğu zaman işin etkili bir şekilde yapılması sonucunu doğurduğu gibi, bazen beklenen durumları aşan yetki kullanımına da neden olabilir. İkinci durum, hem yetke kullanan, hem de sürecin içindekiler için kısa ve uzun vadede tehlikeli sonuçlar doğurabilir.

YETKİ KULLANIMI MOTİVASYONU ARTIRIR

En tepede, her konuda yetkiyi kendinde toplamış bir patron ya da yönetici, aşağılarda ise yetkisi olmayan yığınlarla yetkisiz yönetici durumu oldukça sakıncalı olup, merkeziyetçidir. İşin niteliğine göre değişmekle birlikte, yetkinin devir edilmemesi, işin hızlı yapılmasını engeller, yetkisiz ya da az yetkili çalışanlarda, dolayısıyla müşterilerde mutsuzluk yaratır. Zira, yetki ve bunun kullanılması, çalışanın motivasyonunu artıran bir unsurdur.

İş hayatına memur sıfatıyla başlayanlar, bu dönemde yetkisizdirler. Bir an önce terfi ederek, yetki kullanmak isterler. Uzun süre yetki alamayan çalışanlar mutsuz olurlar. Memur zihniyeti, aslında uzun yıllar süren yetkisizlik sonucu oluşur ve istenmeyen bir durumdur.

ÇALIŞAN YETKİYİ HAK ETMELİ, PATRON YETKİ DEVRİNE NİYETLİ OLMALI

Bütün bu açıklamalara göre, yetki verilir mi yoksa alınır mı? Kanımca, her ikisi de doğru. Çalışan yetkiyi hak etmeli, patron da yetki devrine niyetli olmalı. Asıl önemlisi, işletmenin yönetim stratejisi yetki devrini benimsemelidir. Çeşitli nedenlerle (güvensizlik, korku, gücü elde tutma arzusu vs.) yetkileri tek elde toplamayı seven eden bir patron/yöneticiden yetki almak oldukça güçtür. Böyle bir atmosfer, işletme-çalışanlar-müşteriler açısından ideal olamaz. Çalışan bakımından, yetkiyi hak etmek için de istekli olmak ve alınacak yetkinin kullanımı için gerekli niteliklere haiz olmak gerekir. Diğer yandan, iş hayatında sadakat önemli ama sadece, uzun yıllar aynı işi yapıyor olmak, yetki almak için yeterli değildir.

YETKİ, KÖTÜYE KULLALINIRSA…

Bazı durumlarda yetkinin kötüye kullanımı da söz konusu olur ki bu durum, çoğuz kez ceza hukukunu gerektirebilir. Yetkinin belirli kişilerde toplanması, yetki aşımı, yetkinin kötüye kullanımı, yetki kullanılmaması, yetke, yetkisizlik vs. durumlarının gerek denetimler yoluyla ve gerekse sistemsel olarak kontrolü şarttır. Sistemsel kontrol önleyici/düşük maliyetli, denetimler yoluyla kontrol ise caydırıcı/daha maliyetlidir. Ama her ikisi de şarttır. Zira, aşırı yetki-aşım-yetke-yetkisizlikten kaynaklanan sorunların maliyeti, gizli ya da açık, çok fazladır.

Özetle, bir işletmede, işlerin sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak için önce, yönetim piramidinin yukarıdan aşağı bir yetki silsilesi olmalı, işin mahiyetine göre bu yetkilerin ilgili yöneticilere dağılımı dengeli bir şekilde sağlanmalı, yetkilendirmede aşırı kümelenme olmamalı, yöneticilerin yetkilerini kullanıp kullanmadığı, kullandıklarında aşıma neden olup olmadıkları, yetki karmaşasının bulunup bulunmadığı, işin sahipsiz olup olmadığı dikkatlice sorgulanmalı, denetlenmelidir.  (*) kelimeler.net.

Şaban ÇAĞIRAN

Denizbank / Grup Müdürü

cagiran@turcomoney.com